Учёт ГСМ в 1С: как списывать топливо без налоговых рисков

Содержание подробного разбора

• Три разных вопроса: транспорт, налоги и контроль
• Путевой лист: что требует закон
• Нормы расхода: обязательны ли они
• Покупка топлива: карты, подотчёт, корпоративная карта
• Проводки по ГСМ
• Как вести ГСМ в 1С:Бухгалтерии 8
• Сквозной пример за месяц
• НДС по топливу
• ОСНО и УСН: что меняется
• Перерасход, недостача и излишки
• Пограничные ситуации
• Ежемесячное закрытие ГСМ
• Ошибки прошлых периодов
• Частые ошибки
• Что установлено точно, а где практика
• Нормы и источники

Суть

Три разных вопроса: транспорт, налоги и контроль

Путаница в учёте ГСМ обычно начинается с того, что три разных требования смешивают в одно.

Что из этого следует. Путевой лист обязателен для перевозчика независимо от налогов. Нормы расхода — инструмент контроля, налоговой обязанности утверждать их нет. Остатки топлива в путевом листе закон не требует, но без них не сделать нормальную сверку.

Путевой лист: что требует закон

Кто оформляет. Путевой лист оформляет собственник или владелец машины на каждое транспортное средство, которое перевозит грузы, пассажиров и багаж в городском, пригородном и междугородном сообщении. Если машина сдана в аренду с экипажем, путевой лист оформляет арендодатель (ч. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, 259-ФЗ).

Что в нём должно быть. Состав сведений и порядок оформления установлены приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390. Он действует с 1 марта 2023 года до 1 марта 2029 года. Обязательны сведения:

• о сроке действия путевого листа и о лице, которое его оформило;
• о машине: тип, марка, модель, госномер (и прицеп, если есть), дата и время выезда и возвращения; а также дата, время и результат предрейсового (предсменного) контроля технического состояния — если такой контроль обязателен по закону;
• показания одометра при выезде и при возвращении после последнего рейса;
• о водителе: ФИО, данные водительского удостоверения; а также дата, время и результат медосмотра — там, где осмотр обязателен по закону (послерейсовый осмотр, например, обязателен не всегда);
• о виде перевозки: коммерческая, для собственных нужд, работа специальной техники;
• о виде сообщения: городское, пригородное, междугородное.

Контроль и осмотры нельзя считать обязательными для любой машины и любого случая: приказ требует вносить их результаты только там, где обязанность проводить их есть в законодательстве. Сведений о топливе в обязательном перечне нет. Компания вправе добавить свои поля: остаток в баке при выезде и возвращении, заправки, фактический и нормативный расход. Мы советуем это сделать: так путевой лист становится документом и для бухгалтерии.

Одной формы путевого листа приказ не утверждает: можно разработать свою с обязательными сведениями.

Бумага или электронный документ: три разных режима. В разговорах об «электронных документах с 1 сентября 2026 года» смешивают три разные вещи.

1. Путевой лист. По общему правилу ч. 2 ст. 6 Устава путевой лист оформляется на бумаге или формируется в виде электронного путевого листа. Обязательной электронной формы для всех путевых листов в Уставе нет.
2. Перевозочные документы с 1 сентября 2026 года. По Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ обязательная электронная форма введена для транспортных накладных, заказов (заявок) на перевозку, экспедиторских документов, железнодорожных накладных и грузовых авианакладных. Есть установленные законом исключения. Для перевозчика грузов это значит, что накладные и заявки — электронные, а формат путевого листа определяется пунктом 1.
3. Специальное правило для маркируемой алкогольной продукции. Постановление Правительства от 28.11.2025 № 1944 для перевозки определённой маркируемой алкогольной продукции требует использовать электронные документы вместе с электронной транспортной накладной или электронным путевым листом. Если вы возите такие товары, проверьте своё направление по этому постановлению отдельно.

Путевой лист для налогов. Минфин и ФНС называют путевой лист одним из документов, которыми подтверждаются расходы на ГСМ. Важны маршрут и пробег: формулировка вроде «поездки по городу» не позволяет понять, куда ехала машина. Минфин допускал и другие документы, по которым достоверно виден путь машины, например данные систем контроля передвижения. Для перевозчика это не замена путевому листу, ведь он обязателен по транспортным правилам, а дополнительное доказательство.

Нормы расхода: обязательны ли они

Для налога на прибыль. Налоговый кодекс не нормирует расходы на топливо и не устанавливает правил, как проверять их обоснованность. Так прямо пишет Минфин в письме от 26.09.2019 № 03-03-07/74189. Там же сказано, что компания вправе учитывать методические рекомендации Минтранса «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Вправе, а не обязана.

Лимиты есть только у компенсации сотруднику за использование личного автомобиля: 2 400 ₽ в месяц для легковых машин с двигателем до 2 000 куб. см и 3 000 ₽ — свыше (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). К топливу для машин компании эти лимиты не относятся.

Риск собственных норм. Внутренние нормы — сильный инструмент контроля. Но если компания утвердила нормы приказом, налоговая будет проверять расход по ним. В судебной практике есть решения, где расходы сверх утверждённых самой компанией норм не приняли. Поэтому:

• утверждайте нормы с поправками на сезон, загрузку, простой, работу рефрижератора и других агрегатов;
• в приказе опишите, что перерасход разбирается и оформляется объяснением;
• превышение, которое объяснено документами (путевой лист с отметкой о простое, транспортная накладная с весом груза, данные телематики), подтверждает обоснованность расхода.

Для бухгалтерского учёта нормы тоже не обязательны: списывается фактически израсходованное топливо. Нормы нужны, чтобы увидеть, где факт ненормален.

Практика

Покупка топлива: карты, подотчёт, корпоративная карта

Топливные карты. В момент заправки по карте проводок нет: у компании есть только чек водителя. Приход топлива отражают по отчёту топливной компании с закрывающими документами, обычно по итогам месяца. Вычет НДС с аванса топливной компании — право, а не обязанность. Многие его не заявляют, чтобы не восстанавливать налог через месяц.

Корпоративная карта. Расчёты по самой карте ведут на специальном счёте, а каждое списание с карты отражают как выдачу денег держателю под отчёт. Затем держатель сдаёт авансовый отчёт с чеками.

Проводки по ГСМ

Типовые проводки ниже — это профессиональная методика, а не закреплённая законом схема. Субсчета указаны по плану счетов 1С:Бухгалтерии 8.

Где здесь законодательная обязанность, а где методика. Закон требует отразить запасы по фактической себестоимости и списать в расход то, что израсходовано (ФСБУ 5/2019). Конкретные субсчета — это план счетов и методика 1С. Цепочку по недостаче (94 → 10, 73 → 94, списание в прочие расходы) подтверждает Инструкция к Плану счетов бухгалтерского учёта. Если с виновного лица взыскивают больше учётной стоимости топлива, возникает дополнительная запись через счёт 98. В базовой схеме статьи она не нужна, поэтому мы её не разбираем.

ИП, который не ведёт бухгалтерский учёт, проводок не делает. Но количественный контроль и путевые листы ему всё равно нужны: для налоговых расходов и для перевозок.

Микропредприятие может не применять ФСБУ 5/2019 и сразу признавать затраты на запасы расходом. Для топлива это упрощает учёт, но остатки в баках и сверку с путевыми листами всё равно стоит вести хотя бы количественно.

Как вести ГСМ в 1С:Бухгалтерии 8

Речь о типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0. Названия разделов и документов приведены по материалам самой 1С (статья БУХ.1С от 11.11.2019 о путевых листах в «1С:Бухгалтерии 8») и по профессиональным методическим разборам; в вашем релизе они могут немного отличаться. Отраслевые решения для автотранспорта здесь не рассматриваем.

Встроенный путевой лист: кому подходит

С релиза 3.0.74 в программе есть функциональность «Путевые листы». Её включают в разделе «Главное — Функциональность» на вкладке «Запасы». После этого появляется документ «Путевой лист» в разделе «Покупки», справочник «Транспортные средства» и счета:

• 10.03.2 «Топливо в баке» — остаток топлива по каждой машине;
• 76.15 «Приобретение по топливным картам» — количество топлива, залитого по картам, до получения документов поставщика.

Как это работает. В путевом листе вводят маршрут и заправки (кассовый чек или топливная карта), программа считает расход и остаток в баке. По топливным картам путевой лист фиксирует только литры. Сумма появляется, когда в конце месяца вводится «Поступление (акт, накладная)» с видом операции «Топливо». Окончательная стоимость списания формируется при закрытии месяца операцией «Корректировка стоимости номенклатуры», всегда по средней стоимости.

Ограничения. По материалам самой 1С, функциональность рассчитана на нетранспортные компании, которые используют легковые автомобили. Транспортным компаниям и при использовании нелегковых автомобилей 1С предлагает традиционный сценарий учёта. Профессиональные разборы уточняют, что она не подходит:

• автотранспортным предприятиям, у которых перевозки — основной вид деятельности;
• для грузовых и других нелегковых машин;
• при покупке топлива по талонам;
• при заправке в канистры и другую внешнюю тару;
• при хранении топлива на нескольких складах;
• при нормировании расхода топлива (по профессиональным разборам; в материале 1С этого пункта нет).

Вывод для перевозчика: встроенный путевой лист в 1С:Бухгалтерии обычно не подходит. Путевые листы ведут вне бухгалтерской программы, а в 1С переносят итоги.

Схема для перевозчика

1. Справочник «Номенклатура»: отдельные позиции для видов топлива (ДТ, АИ-92 и т. д.) со счётом учёта 10.03.
2. Склады: для каждой машины — отдельное место хранения, например «Бак — А123ВС 136». Тогда остаток на складе равен остатку в баке. Если топливо хранится на базе, нужен ещё склад «Ёмкость».
3. Приход по топливным картам. «Поступление (акт, накладная)» с видом операции «Товары (накладная)» по отчёту топливной компании. Если отчёт разбит по картам, а карты закреплены за машинами, приход можно сразу оформить на склады машин. Иначе — на общий склад и затем документом «Перемещение товаров» в баки.
4. Наличные и корпоративная карта. Документ «Авансовый отчёт» в разделе «Банк и касса», топливо — на вкладке «Товары», на склад машины.
5. Списание. Документ «Требование-накладная» в разделе «Склад»: склад машины, количество литров из путевых листов за месяц, счёт затрат 20 (или 26, 44), подразделение и статья затрат. Расход в литрах считается вне программы — по путевым листам.
6. Вычет НДС. Формируется через обычный механизм книги покупок по документу поступления со счётом-фактурой.
7. Закрытие месяца в 1С и проверка оборотно-сальдовой ведомости по 10.03 по складам: остаток каждого «бака» должен совпасть с остатком в последнем путевом листе месяца.

Что проверить при закрытии месяца в 1С

• остаток на 10.03 по каждой машине = остаток в последнем путевом листе;
• нет отрицательных остатков топлива;
• по 60.02 нет «зависших» авансов топливной компании за прошлые месяцы;
• по 71.01 закрыты все авансовые отчёты по наличным и корпоративной карте;
• по 19.03 не осталось НДС, который должен был уйти в вычет или в стоимость;
• способ оценки при списании совпадает с учётной политикой.

Сквозной пример за месяц

Условия. ООО на ОСНО, НДС 22%, одна грузовая машина, октябрь 2026 года. Внутренняя норма — 36 литров на 100 км. Топливо покупается только по топливной карте. Способ оценки при списании — по средней себестоимости.

Шаг 1. Остаток на начало месяца. В баке 150 л дизельного топлива на 8 850 ₽ (59,00 ₽ за литр без НДС).

Шаг 2. Аванс топливной компании. 1 октября перечислено 300 000 ₽: Дт 60.02 Кт 51 — 300 000 ₽. Вычет НДС с аванса компания не заявляет.

Шаг 3. Заправки в течение месяца. По карте залито 4 000 л. Проводок в момент заправок нет: литры видны в путевых листах и в детализации по карте.

Шаг 4. Отчёт топливной компании за октябрь. 4 000 л по 73,20 ₽ с НДС, всего 292 800 ₽, в том числе НДС 52 800 ₽.

Остаток аванса 7 200 ₽ переходит на ноябрь.

Шаг 5. Расход по путевым листам. Пробег за месяц по одометру — 10 700 км. Остаток в баке на 31 октября по последнему путевому листу — 200 л.

• Израсходовано фактически: 150 + 4 000 − 200 = 3 950 л.
• По норме: 10 700 × 36 / 100 = 3 852 л.
• Перерасход: 98 л, или 2,5% от нормы.

Шаг 6. Стоимость списания. Средняя стоимость литра: (8 850 + 240 000) / (150 + 4 000) = 59,9639 ₽.

Шаг 7. Сверка остатка. На 31 октября водитель и механик снимают остаток в баке. Факт — 200 л, учёт — 200 л, расхождения нет. Если бы замер показал 185 л, недостача 15 л на 899,46 ₽ разбиралась бы отдельно (раздел «Перерасход, недостача и излишки»).

Шаг 8. Перерасход. 98 л — это не нарушение само по себе. В путевых листах отмечены 14 часов простоя с работающим двигателем на погрузке в мороз. Это объяснение оформлено и подшито к расчёту. Тогда весь расход 236 857,23 ₽ обоснован. Если объяснения нет, а нормы утверждены приказом, 5 876,46 ₽ — зона налогового риска.

Что меняется на других режимах

• УСН «доходы минус расходы», НДС 22%. Вычет 52 800 ₽ такой же. В расходы УСН попадает стоимость топлива без НДС. Когда именно — см. раздел «ОСНО и УСН».
• УСН со ставкой НДС 5% или 7%. Вычета нет. 52 800 ₽ включаются в стоимость топлива: литр стоит 73,20 ₽, а не 60,00 ₽. Расходы УСН становятся больше на сумму НДС, но сам НДС не уменьшает налог к уплате.
• УСН «доходы». Топливо налог не уменьшает. Документы и путевые листы всё равно нужны.

НДС по топливу

Когда можно принять к вычету. Нужны три условия: счёт-фактура или УПД поставщика, топливо принято на учёт, топливо используется в операциях, облагаемых НДС (ст. 171, 172 НК). Вычет можно заявить в пределах трёх лет после принятия топлива на учёт (п. 1.1 ст. 172 НК). Если счёт-фактура пришла после окончания квартала, но до срока подачи декларации, вычет можно отнести к кварталу, когда топливо поставлено на учёт.

Путевой лист Налоговый кодекс условием вычета не называет. Но если топливо не связано с деятельностью, налоговая оспорит и расход, и вычет.

Кассовый чек. Для розничной продажи за наличные Налоговый кодекс считает требования к счёту-фактуре выполненными, если продавец выдал кассовый чек (п. 7 ст. 168 НК). Минфин в ряде писем делает вывод: эта норма о продавце, а вычет у покупателя без счёта-фактуры невозможен, даже если НДС выделен в чеке. Есть судебные решения, где вычет по чекам АЗС признавали, и решения, где отказывали из-за нечитаемых чеков и плохо заполненных путевых листов. Это спорная судебная позиция, а не стандартный рабочий вариант. По позиции Минфина такой НДС не учитывается и в расходах по налогу на прибыль. Позиция Финтехплюс: в штатном учёте НДС только по кассовому чеку, без счёта-фактуры или УПД, к вычету не принимаем.

Практический вывод: для регулярных заправок используйте топливные карты с закрывающими документами. Покупку за наличные оставляйте для исключений.

Специальные ставки на УСН. Компании и ИП на УСН вправе платить НДС по ставке 5% или 7% вместо общих ставок. В 2026 году с учётом коэффициента-дефлятора 1,090 лимиты такие: 5% — пока доход не превысил 272,5 млн ₽, 7% — при доходе свыше 272,5 млн ₽ и до 490,5 млн ₽ (п. 8–9 ст. 164 НК, разъяснения ФНС). Базовые величины в Кодексе — 250 и 450 млн ₽; в этом году они умножаются на 1,090. При специальных ставках входной НДС не принимается к вычету, а включается в стоимость топлива (подп. 8 п. 2 ст. 170 НК). Раздельный учёт НДС по правилам п. 4 ст. 170 при этих ставках не ведётся.

Освобождение от НДС на УСН. В 2026 году освобождены плательщики УСН с доходами за 2025 год не более 20 млн ₽. НДС поставщика топлива у них включается в стоимость.

Смешанная деятельность на ОСНО или при ставке 22%. Если машина работает и на облагаемые, и на освобождённые операции, нужен раздельный учёт входного НДС по топливу.

Недостача. Подробно — в разделе «Перерасход, недостача и излишки».

ОСНО и УСН: что меняется

ОСНО. Топливо — материальный расход (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК) или расход на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Расход должен быть экономически обоснован и подтверждён документами (п. 1 ст. 252 НК).

УСН «доходы минус расходы». Расходы признаются только после фактической оплаты. Для материальных расходов — в момент, когда погашена задолженность перед поставщиком (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК). Аванс топливной компании сам по себе ещё не расход: задолженность перед поставщиком появляется, когда топливо получено, и гасится зачётом аванса.

Спор о моменте признания. Статья 346.17 НК и письмо Минфина от 23.12.2009 № 03-11-09/413 поддерживают признание материальных расходов после оплаты независимо от даты списания топлива. ФНС в письме от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988@ называла два условия: оплату и фактическое списание. В нашем примере это 200 л в баке на конец месяца: по норме и позиции Минфина они уже могут быть в расходах октября, по позиции ФНС — только когда будут израсходованы. Для обычного перевозчика с ежемесячными отчётами по картам разница невелика, для компании с крупным запасом на собственной базе — существенна. Позиция Финтехплюс: нормативная опора позволяет признавать расход после оплаты; клиенту, для которого главное — минимальный налоговый риск, мы предлагаем консервативный вариант — признавать оплаченный и фактически израсходованный объём. Это выбор политики риска, а не новое требование закона.

НДС на УСН и расходы. При ставке 22% НДС, принятый к вычету, в расходы не включается (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК). При ставках 5% и 7% НДС включается в стоимость топлива и попадает в расходы вместе с ним. Не учитывайте его дважды: и в стоимости, и отдельной строкой.

Перерасход, недостача и излишки

Перерасход — расход по путевым листам больше нормы. Это вопрос обоснования, а не автоматическое нарушение. Причины, которые обычно подтверждаются документами:

Недостача — топлива в баке меньше, чем по учёту. Выявленную недостачу показывают проводкой Дт 94 Кт 10.03. Недостачу сверх норм, отнесённую на виновного работника, переносят на расчёты с ним (Дт 73.02 Кт 94). Если виновного нет или взыскать невозможно, её списывают в прочие расходы (Дт 91.02 Кт 94).

Восстанавливать ли НДС при недостаче — спорный вопрос. Перечень случаев восстановления в п. 3 ст. 170 НК не включает недостачу и хищение. Минфин тем не менее считает, что НДС по утраченным запасам нужно восстановить. Суды в ряде дел не видели оснований для восстановления: на момент покупки топливо предназначалось для облагаемых операций. Позиция Финтехплюс: клиенту, который не намерен вести налоговый спор, мы советуем налог восстановить. Не восстанавливать допустимо только как осознанную, защищаемую позицию — после оценки суммы и доказательств. Если восстанавливаете, делайте это по ставке, по которой налог принимали к вычету.

Излишки — топлива больше, чем по учёту. Это доход: в налоговом учёте излишки по инвентаризации включаются во внереализационные доходы (п. 20 ст. 250 НК), в бухгалтерском — в прочие доходы. Излишки почти всегда означают ошибку в путевых листах. Сначала ищите ошибку, потом оформляйте доход.

Остатки в баках и сверка с учётом

Точно измерить топливо в баке грузовика сложно, поэтому используют комбинацию способов: показания датчика уровня топлива и телематики, контрольные замеры, расчёт по путевым листам. Практичный порядок:

1. На последний день месяца остаток по каждой машине фиксируется актом снятия остатков. Подписывают водитель и ответственный за транспорт.
2. Остаток из акта сверяется с последним путевым листом и с остатком по складу машины в 1С.
3. Расхождение в пределах погрешности измерения закрепите в учётной политике или приказе как допустимое. Всё, что больше, разбирается как недостача или излишек.
4. Перед годовой отчётностью проводится полная инвентаризация, включая топливо в баках, по ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».

Пограничные ситуации

Машина взята в аренду без экипажа или в лизинг. Компания-арендатор — владелец машины для целей путевого листа. Топливо покупает и учитывает она.

Аренда с экипажем. Путевой лист оформляет арендодатель. Если топливо по договору оплачивает арендатор, ему нужны документы о покупке и сведения о пробеге от арендодателя.

ИП сам за рулём своего грузовика. Путевой лист нужен так же, как компании. Предрейсовый техконтроль и медосмотр для ИП-водителя — отдельная тема, здесь её не разбираем.

Служебная легковая машина без перевозки грузов и пассажиров. Обязательность путевого листа по транспортным правилам в такой ситуации трактуют по-разному. Для налоговых расходов путевой лист или другой документ с маршрутом всё равно нужен.

Личная машина сотрудника. Компенсация ограничена лимитами подп. 11 п. 1 ст. 264 НК. Отдельная оплата топлива к такой компенсации — спорный вопрос.

Топливо в канистрах и собственная ёмкость. Нужен склад топлива, выдача в баки по ведомости или требованию и инвентаризация ёмкости. Встроенный путевой лист 1С здесь не работает.

Рефрижератор и другая установка на одном баке. Нормы и расход нужно разделить: по пробегу и по моточасам. Иначе любой рейс с охлаждением выглядит перерасходом.

Одна топливная карта на несколько машин. Технически возможно, но связь заправки с машиной придётся восстанавливать по чекам и трекам. Закрепляйте карты за машинами.

Международная перевозка. Ставки НДС и документы отличаются. В этой статье не разбираем.

Ежемесячное закрытие ГСМ

Ошибки прошлых периодов

Типичный случай: топливо годами списывали одной суммой по отчёту поставщика, путевые листы неполные, часть НДС заявлена по чекам.

Чего не делать. Не переписывайте путевые листы задним числом. Документ, составленный позже, чем указано в нём, — это риск недостоверности, а не исправление.

Что делать.

1. Собрать доказательства, которые были созданы в тот момент: детализации по картам, треки телематики, транспортные накладные и заявки, акты с заказчиками.
2. По каждому периоду оценить, какие расходы и вычеты подтверждены, а какие нет.
3. Налоги. Ошибку исправляют в том периоде, когда она допущена (п. 1 ст. 54 НК). Если ошибка привела к излишней уплате налога, можно пересчитать налог в текущем периоде. В действующей редакции (изменения 425-ФЗ) такой пересчёт не применяется, если ставка налога в текущем периоде выше, чем в периоде ошибки. Если из-за ошибки налог занижен, подают уточнённую декларацию за тот период.
4. НДС. Необоснованный вычет по чекам исключают уточнённой декларацией. Незаявленный вычет по счетам-фактурам можно заявить в пределах трёх лет после принятия топлива на учёт.
5. Бухгалтерский учёт. Ошибку текущего года исправляют записями того месяца, в котором она найдена. Существенную ошибку прошлого года после утверждения отчётности — через нераспределённую прибыль с пересчётом сравнительных показателей. Несущественную — через прочие доходы или расходы текущего периода. Малые предприятия могут закрепить в учётной политике исправление всех ошибок текущим периодом (ПБУ 22/2010).
6. С текущего месяца запустить ежемесячное закрытие по таблице выше.

Если восстановление занимает несколько лет учёта, это отдельная работа. Мы делаем её в рамках восстановления бухгалтерского учёта.

Частые ошибки

• Списывать топливо одной суммой по отчёту топливной компании, без связи с машинами и пробегом.
• Считать остатки топлива в путевом листе обязательным требованием закона и не заполнять обязательные поля: одометр и другие сведения, которые приказ № 390 требует вносить всегда.
• Утвердить нормы приказом и не разбирать перерасход.
• Заявлять вычет НДС по чекам АЗС.
• Применять НДС 5% на УСН и одновременно заявлять вычеты.
• Отражать аванс топливной компании как расход на УСН.
• Использовать встроенный путевой лист 1С для грузовиков перевозчика, хотя функциональность для этого не предназначена.
• Не сверять остаток в баке с учётом до закрытия месяца.
• «Исправлять» прошлые периоды новыми путевыми листами задним числом.

Основания

Что установлено точно, а где практика

Нормы и источники

Транспортные правила

• Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», ст. 6 (ред. от 04.08.2026).
• Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ — обязательная электронная форма транспортных накладных, заявок и экспедиторских документов с 01.09.2026.
• Постановление Правительства РФ от 28.11.2025 № 1944 — электронные документы при перевозке определённой маркируемой алкогольной продукции.
• Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 — состав сведений и порядок оформления путевого листа; действует с 01.03.2023 до 01.03.2029.
• Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р — методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Налоги

• НК РФ: п. 1 ст. 54; п. 8–9 ст. 164; п. 7 ст. 168; ст. 170, 171, 172; п. 20 ст. 250; ст. 252; подп. 5 п. 1 ст. 254; подп. 11 п. 1 ст. 264; ст. 272; ст. 346.16, 346.17.
• Письмо Минфина России от 26.09.2019 № 03-03-07/74189 — нормирование расходов на топливо не предусмотрено.
• Письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 — путевой лист как один из документов, подтверждающих расходы на ГСМ.
• Письмо Минфина России от 23.12.2009 № 03-11-09/413 — ГСМ при УСН признаются после оплаты независимо от даты списания.
• Письмо ФНС России от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988@ — ГСМ при УСН: оплата и фактическое списание.
• Разъяснения ФНС по специальным ставкам НДС на УСН в 2026 году (коэффициент-дефлятор 1,090).
• Письма Минфина по вычету НДС по кассовым чекам, в том числе от 24.01.2017 № 03-07-11/3094 и от 25.06.2020 № 03-07-09/54634.

Бухгалтерский учёт

• ФСБУ 5/2019 «Запасы» (приказ Минфина России от 15.11.2019 № 180н): топливо — запасы (п. 3), способы оценки при списании (п. 36).
• ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина России от 13.01.2023 № 4н).
• ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учёте и отчётности».

1С и профессиональная методика

• БУХ.1С, «Учет расходов на топливо по путевым листам в «1С:Бухгалтерии 8»» (11.11.2019): функциональность «Путевые листы» с релиза 3.0.74, счета 10.03.1, 10.03.2 и 76.15, документы «Поступление», «Перемещение товаров», «Требование-накладная», традиционная схема.
• Инструкция к Плану счетов бухгалтерского учёта — цепочка недостачи (счета 94, 73).
• Профессиональные журналы и консультации о топливных картах, корпоративных картах, недостачах и исправлении ошибок.

Как мы используем практику. Консультации, журналы и обсуждения бухгалтеров не заменяют закон. Мы используем их, чтобы понять, где реально ломается учёт и какие решения работают. Где практика не подтверждена законом или где позиции расходятся, это так и обозначено.

Актуально на 8 октября 2026 года.