Короткий ответ
С 1 сентября 2026 года ряд перевозочных и экспедиторских документов по общему правилу оформляется в электронном виде, кроме предусмотренных случаев: транспортная накладная, заказ или заявка на перевозку, экспедиторские документы, а также железнодорожная и авиационная накладные. Это уже действующий режим, а не подготовка к нему.
Путевой лист в этот перечень не входит. По общему правилу его по-прежнему можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Электронный путевой лист — возможность, а не всеобщая обязанность с 1 сентября.
Коротко:
- Обязательно электронно (если перевозка подпадает под новый режим): транспортная накладная, заказ или заявка на автомобильную перевозку, экспедиторские документы, железнодорожная и авиационная накладные. Бумажные исключения есть, и после 1 сентября Минтранс их расширял.
- Путевой лист по общему правилу оформляется на бумаге или электронно. Если он электронный, он направляется в ГИС ЭПД. Для отдельных грузов специальные правила могут требовать электронных документов.
- Свой груз своим транспортом: транспортная накладная не нужна, потому что договора перевозки нет. Путевой лист оформляется как обычно.
- Обязанность уже действует, отсрочки нет. Но до 1 марта 2027 года, по сообщению Минтранса, идёт переходный период: за нарушения инспекторы ограничиваются устными предупреждениями.
- Главная практическая задача сейчас — чтобы электронные накладные и заявки, путевые листы, ГСМ, 1С и закрывающие документы сходились между собой.
Что обязательно электронно
Перечень задаёт Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Каждый из этих документов оформляется электронно, кроме предусмотренных случаев:
| Документ | Что подтверждает |
|---|---|
| Транспортная накладная | Договор перевозки груза автомобильным транспортом |
| Заказ или заявка на перевозку | Условия конкретной перевозки |
| Экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка и другие) | Работу экспедитора и приём груза |
| Транспортная железнодорожная накладная | Перевозку по железной дороге |
| Грузовая накладная при воздушной перевозке | Авиаперевозку груза |
Бумажные исключения есть, и Минтранс расширял их 9 и 30 сентября 2026 года. Нестандартный рейс сверяйте с действующими приказами Минтранса на дату перевозки. Подробнее — в разделе «Исключения и переходный период».
Что с путевым листом
- Путевой лист оформляется на бумаге или электронно (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта). Минтранс в разъяснениях прямо пишет, что электронный путевой лист не стал обязательным для всех.
- Если вы оформляете его электронно, он направляется в ГИС ЭПД.
- Специальные правила для отдельных грузов могут требовать большего: например, для отдельной маркируемой алкогольной продукции нужны электронные документы.
- Даже при бумажном путевом листе его даты, машина и водитель должны совпадать с электронными накладными и заявками.
Кого касается, а кого нет
| Ситуация | Что оформлять |
|---|---|
| Возите чужой груз по договору перевозки | Транспортная накладная и заказ (заявка) — электронно; путевой лист — на бумаге или электронно |
| Работаете экспедитором | Экспедиторские документы — электронно, кроме исключений |
| Совмещаете перевозку и экспедирование | Документы обеих моделей, раздельно по каждой операции |
| Возите свой груз своим транспортом | Транспортная накладная не нужна: договора перевозки нет. Путевой лист — как обычно |
| Международные и внешнеторговые перевозки, особые грузы, территории с особым режимом | Есть специальные правила и бумажные исключения: проверяйте действующие приказы Минтранса |
Что проверить сейчас
- Какие рейсы под режимом. Разделите перевозки на типы: чужой груз по договору, экспедирование, свой груз своим транспортом, международные и особые грузы. Для каждого типа запишите, что должно быть электронным, а где допустима бумага и по какому исключению.
- Идут ли накладные и заявки электронно. Проверьте последние рейсы: нет ли бумажных документов без основания для исключения.
- Формат путевого листа. Решите, бумажный он или электронный, и закрепите это в регламенте.
- Кто подписывает. Определите, какой подписью подписывают компания, сотрудники и водители. Если сотрудник подписывает от имени компании своей подписью физического лица, ему нужна машиночитаемая доверенность (МЧД).
- Оператор, 1С и справочники. Оператор ЭПД должен поддерживать все ваши документы и стыковаться с 1С, а госномера, водители и клиенты в справочниках — быть заполнены без расхождений.
- Ошибки и закрытие месяца. Назначьте, кто исправляет ошибки в документах и кто закрывает месяц, сводя рейсы, ГСМ, НДС и акты. Отдельно выясните у оператора, что делать при сбое связи в рейсе.
Чем можем помочь
ЭПД должны сходиться с бухгалтерией, а не жить отдельно
Мы можем проверить схему документов по рейсам, готовность 1С и справочников, связь путевых листов с ГСМ, НДС и закрытием месяца, а также сформировать требования к оператору ЭПД со стороны учёта.
Финтехплюс не оператор ЭДО и не продаёт подключение.
Ответим в течение двух часов в рабочее время.
Это короткий ответ. В подробном разборе: исключения из обязательного ЭПД и переходный период, охват по документам, ГИС ЭПД и оператор, подписи и МЧД, перевозчик и экспедитор, ГСМ, НДС и 1С, проверка по шагам, типовые ошибки, условный сценарий и нормативные основания.
Содержание подробного разбора
- Исключения и переходный период
- Охват по документам
- Путевой лист: что говорит закон
- Как это работает: ГИС ЭПД и оператор
- Подписи и полномочия
- Перевозчик или экспедитор: документы отличаются
- Учёт: путевой лист, ГСМ, НДС и 1С
- Проверка процесса по шагам
- Типовые ошибки перевозчиков
- Типовой сценарий: сервис подключён, а рейсы не закрываются
- Краткий чек-лист
- Основания
Суть
Исключения и переходный период
Режим работает в полную силу. По данным Минтранса, за первый месяц через ГИС ЭПД оформлено более 39 млн документов, участниками электронного документооборота стали более 545 тыс. компаний из 83 регионов.
Исключения есть. Для ряда случаев закон и приказы Минтранса разрешают бумагу. После запуска режима перечень расширяли: 9 сентября 2026 года Минтранс сообщил о новых случаях бумажного оформления транспортной накладной и заказа (заявки), 30 сентября — экспедиторских документов. Среди них — отдельные военные и специальные грузы, территории с особыми правовыми режимами, часть внешнеторговых и иностранных перевозок. Полный перечень здесь не приводим: он меняется, поэтому нестандартный рейс сверяйте с действующими приказами Минтранса на дату перевозки.
Обязанность действует с 1 сентября 2026 года, а штрафной контроль смягчён до 1 марта 2027 года. Сам № 140-ФЗ обязанность не откладывает: документы нужно оформлять электронно уже сейчас. При этом Минтранс 5 октября 2026 года сообщил, что до 1 марта 2027 года действует переходный период: за нарушения инспекторы ограничиваются устными предупреждениями. Это смягчение контроля на время адаптации, а не отсрочка обязанности: бумажный документ там, где нужен электронный, по-прежнему нарушение. Поэтому выстраивать процесс нужно сейчас.
Охват по документам
Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ перевёл в электронный формат основные документы, которыми оформляют перевозку груза и экспедирование. Охват зависит от документа, а не от одного общего критерия. ФНС описывает его как участников логистических цепочек при перевозке грузов наёмным транспортом. Автомобильная транспортная накладная нужна, когда груз везут по договору перевозки; если вы везёте свой груз своим транспортом и договора перевозки нет, транспортная накладная не требуется. Экспедиторские документы оформляются по правилам транспортной экспедиции, и у них свои исключения.
Статья особенно полезна, если у вас ИП или ООО с одним или несколькими грузовиками, рейсы идут по заявкам клиентов, данные по рейсам живут у диспетчера в мессенджерах, топливо списывается вручную или в Excel, а в 1С нет связи между рейсом, машиной, водителем, ГСМ и выручкой.
Путевой лист: что говорит закон
Путевой лист — отдельный документ со своими правилами. Его оформляет собственник или владелец транспортного средства на каждую машину, которая едет по дорогам с грузом или пассажирами (при аренде с экипажем — арендодатель). Обязательные сведения в нём задаёт приказ Минтранса № 390.
С 1 сентября 2026 года общий порядок не изменился: путевой лист оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронного путевого листа (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта). Минтранс в разъяснениях прямо пишет, что электронный путевой лист не стал обязательным для всех. Если вы оформляете его электронно, он направляется в ГИС ЭПД.
| Документ | Формат с 01.09.2026 | Основание |
|---|---|---|
| Транспортная накладная, заказ (заявка) | Электронный, кроме исключений | № 140-ФЗ, разъяснения Минтранса и ФНС |
| Экспедиторские документы | Электронный, кроме исключений | № 140-ФЗ, разъяснения Минтранса |
| Путевой лист | Бумажный или электронный | ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта |
Специальные правила для отдельных грузов могут требовать большего. Например, для перевозки отдельной маркируемой алкогольной продукции постановление Правительства от 28.11.2025 № 1944 требует электронных документов вместе с электронной транспортной накладной или электронным путевым листом. Если вы возите такие грузы, проверьте своё направление по этому постановлению отдельно.
Зачем тогда вообще переходить на электронный путевой лист? Это решение компании, а не требование закона. Он удобен, когда накладные и заявки уже идут через оператора: данные о машине, водителе и рейсе вводятся один раз и меньше расходятся между документами. Но и при бумажном путевом листе привычка «оформим потом» стала опаснее: его даты, машина и водитель должны совпадать с электронными накладными и заявками.
Практика
Как это работает: ГИС ЭПД и оператор
На практике электронные перевозочные документы оформляют через информационную систему оператора электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Сведения из них попадают в государственную систему ГИС ЭПД. Для перевозчика это значит: нужен оператор, который поддерживает именно ваши документы и роли, и понятный порядок, кто и когда создаёт, подписывает и исправляет документ.
При выборе или проверке оператора посмотрите:
- работает ли он с ГИС ЭПД по всем нужным вам документам (накладная, заявка, экспедиторские документы, при необходимости — путевой лист);
- есть ли интеграция с 1С и как документы попадают в учёт;
- как подключаются водители и логисты и как они подписывают документы;
- как оформляются полномочия сотрудников;
- сколько стоит обмен и кто оказывает поддержку;
- как выгружаются архивы документов.
Не выбирайте оператора только по цене. Смотрите на то, как он стыкуется с вашим учётом.
Подписи и полномочия
Какая подпись нужна, зависит от участника и от документа. Нельзя считать, что каждому водителю всегда нужна одна определённая подпись и отдельная доверенность.
По разъяснениям Минтранса:
- компания или ИП подписывает ЭПД усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в предусмотренных случаях;
- физическое лицо может использовать УКЭП или усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП), когда это предусмотрено законом;
- водитель может подписывать простой электронной подписью (ПЭП) или УНЭП по схеме, где перевозчик затем подписывает документ своей подписью.
Когда нужна машиночитаемая доверенность (МЧД): если ЭПД от имени организации или ИП подписывает не руководитель (не сам ИП), а сотрудник своей квалифицированной подписью физического лица, ему нужна МЧД, которая подтверждает его полномочия (разъяснения ФНС). Для водителя и других специальных ролей схема подписания может отличаться: её проверяют по конкретному документу и роли.
Что проверить
| Вопрос | Почему важно |
|---|---|
| Какие документы и в какой роли подписывает компания | От этого зависит вид подписи |
| Кто подписывает от имени компании: директор, ИП или сотрудник | Если сотрудник подписывает своей подписью физического лица, ему нужна МЧД (см. выше) |
| Как подписывает водитель | Схему с ПЭП или УНЭП и последующей подписью перевозчика нужно настроить заранее |
| Кто отвечает за выпуск и хранение подписей | Нужен регламент |
| Что делать при увольнении сотрудника | Отозвать доступы и полномочия |
Ошибка с полномочиями может быть не менее опасной, чем ошибка в сумме.
Перевозчик или экспедитор: документы отличаются
Многие компании совмещают перевозку и экспедирование. Документы и налоговая логика у этих моделей разные.
| Модель | Что оформлять |
|---|---|
| Перевозчик своим транспортом | Заявка (заказ) и транспортная накладная — электронно; путевой лист — на бумаге или электронно; акт или УПД клиенту — по договору |
| Экспедитор | Поручение экспедитору, экспедиторская расписка и другие экспедиторские документы — электронно, кроме исключений; отчёт экспедитора и акт — по договору |
| Перевозчик плюс экспедитор | Разделять операции, договоры и документы |
| Диспетчерская услуга | Может быть отдельной услугой, а не перевозкой |
| Аренда транспорта с экипажем | Нужен отдельный анализ договора; путевой лист оформляет арендодатель |
Если всё оформлять одной строкой «транспортные услуги», электронный контур быстро покажет несостыковки.
Учёт: путевой лист, ГСМ, НДС и 1С
Электронный формат накладных и заявок — транспортное требование. Налоговый учёт живёт по Налоговому кодексу, и здесь важно не смешивать одно с другим.
Путевой лист и расходы на топливо. Для налогов путевой лист — один из документов, которыми обычно подтверждают расходы на ГСМ (письмо Минфина от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). На УСН «доходы минус расходы» топливо учитывают, когда оно оплачено и фактически списано (письмо ФНС от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988@). Формат путевого листа, бумажный или электронный, на это не влияет. Подробно — в статье «Учёт ГСМ в 1С: как списывать топливо без налоговых рисков».
НДС. Если вы платите НДС, покупатель принимает налог к вычету на основании счёта-фактуры (или УПД, который его заменяет), а не транспортной накладной (ст. 171, 172 НК). Электронная накладная подтверждает договор перевозки, но счёт-фактуру не заменяет. На практике клиенты-плательщики НДС просят, чтобы даты, суммы и реквизиты в заявке, накладной, акте и счёте-фактуре совпадали, иначе возвращают документы на исправление.
Как мы советуем связывать данные. Закон не требует привязывать каждую заправку к конкретному рейсу. Но такая связь сильно упрощает закрытие месяца и защиту расходов. Ниже — рабочая схема, которую мы рекомендуем, а не норма закона.
| Элемент | С чем сверять |
|---|---|
| Машина | Справочник транспорта в 1С |
| Водитель | Кадровые данные или договор |
| Маршрут | Заявка клиента и транспортная накладная |
| Пробег | Путевой лист и нормы расхода, если вы их применяете |
| ГСМ | Топливные карты, документы поставщика, списание |
| Рейс | Выручка и акт или УПД клиенту |
| Даты | Путевой лист, заявка, накладная, акт |
Что настроить в 1С
| Участок | Что должно быть |
|---|---|
| Транспорт | Карточки машин, госномера, прицепы, собственность или лизинг |
| Водители | ФИО, статус, документы, право подписи |
| Клиенты | Корректные реквизиты и ЭДО |
| Договоры | Условия перевозки, НДС, порядок документов |
| Маршруты | Пункты погрузки и выгрузки |
| Рейсы | Связь клиента, машины, водителя и стоимости |
| ГСМ | Покупка, нормы (если применяете), списание, топливные карты |
| ЭДО | Обмен с клиентами и оператором ЭПД |
| НДС | Книга продаж, вычеты, документы клиентов |
Если сейчас 1С используется только для сдачи отчётности, электронные документы будут приходить, а учёт всё равно будет закрываться вручную.
Проверка процесса по шагам
Режим уже действует, поэтому задача не «подготовиться», а убедиться, что процесс работает без сбоев. Порядок, который мы рекомендуем:
1. Какие ваши перевозки подпадают под режим
Разберите рейсы по типам: чужой груз по договору, экспедирование, свой груз своим транспортом, международные и особые грузы. Для каждого типа запишите, какие документы должны быть электронными, а где допустима бумага и по какому исключению.
2. Действительно ли заявки и накладные идут электронно
Проверьте последние рейсы: есть ли по каждому электронная накладная и заявка, нет ли бумажных рейсов без основания для исключения.
3. Подписи и полномочия
Сверьте, кто фактически подписывает документы, теми ли подписями и оформлены ли нужные полномочия (см. раздел «Подписи и полномочия»).
4. Справочники
| Справочник | Что проверить |
|---|---|
| Транспорт | Госномер, марка, собственник, лизинг, прицеп |
| Водители | ФИО, документы, статус, полномочия |
| Клиенты | ИНН, КПП, договоры, ЭДО |
| Маршруты | Пункты погрузки и выгрузки |
| Договоры | НДС, цена, порядок документов |
| Топливо | Виды ГСМ, топливные карты, нормы |
Грязные справочники — главный источник ошибок в электронных документах.
5. Контрольный рейс
Возьмите одного клиента, одну машину и одного водителя и пройдите весь путь: заявка → назначение машины и водителя → путевой лист (бумажный или электронный) → транспортная накладная → подписание → передача клиенту → акт или УПД → отражение в 1С → списание ГСМ → закрытие рейса. Всё, что не сошлось, исправьте до закрытия месяца.
6. Регламент и ошибки после запуска
| Вопрос | Кто отвечает |
|---|---|
| Кто создаёт заявку | Диспетчер или логист |
| Кто проверяет данные клиента | Бухгалтерия или менеджер |
| Кто оформляет путевой лист | Ответственный по транспорту |
| Кто подписывает документы | Руководитель, уполномоченный сотрудник, водитель — по вашей схеме |
| Кто следит за обменом и исправляет ошибки в документах | Ответственный по процессу |
| Кто закрывает месяц | Бухгалтерия |
Отдельно выясните у своего оператора, что делать, если в рейсе пропала связь или документ не подписывается. Порядок действий при технических сбоях в этой статье не разбираем: его нужно сверять с действующими актами Минтранса и регламентом оператора.
Типовые ошибки перевозчиков
Ошибка 1. Перепутать путевой лист и перевозочные документы
Одни считают, что с 1 сентября обязателен электронный путевой лист, и тратят силы не туда. Другие решают, что раз путевой лист может быть бумажным, то и накладную можно оформить на бумаге.
Правильно: накладная, заявка и экспедиторские документы — электронно (кроме исключений); путевой лист — на бумаге или электронно.
Ошибка 2. Подключить сервис, но не навести порядок в данных
Оператор не исправит грязные справочники, неверные маршруты и хаотичные путевые листы.
Правильно: сначала данные и регламент, потом массовый обмен.
Ошибка 3. Не связать путевой лист с ГСМ
Если топливо списывается отдельно от рейсов, расходы сложнее защитить.
Правильно: связать путевой лист, пробег, топливную карту и списание ГСМ.
Ошибка 4. Не разобраться с подписями и полномочиями
Документы зависают, если непонятно, кто и какой подписью их подписывает.
Правильно: определить схему подписания для каждого документа и роли.
Ошибка 5. Смешать перевозку и экспедирование
Документы по перевозке и экспедированию отличаются.
Правильно: разделить договоры, документы и статьи доходов.
Ошибка 6. Оставить 1С в роли архива
Если 1С используется только в конце месяца, электронные документы не сходятся с учётом.
Правильно: 1С должна отражать рейсы, документы, ГСМ, НДС и закрытие месяца.
Типовой сценарий: сервис подключён, а рейсы не закрываются
Это условный пример, собранный из типовых ситуаций, а не история конкретного клиента.
Перевозчик подключился к оператору, получил подписи и отправил первую электронную накладную. На реальных рейсах всплывает следующее:
| Проблема | Последствие |
|---|---|
| У машин в 1С разные госномера в разных справочниках | Документы не сходятся |
| Не определено, как подписывают водители | Подписание зависает |
| Заявки клиента приходят в мессенджер | Данные переносятся вручную с ошибками |
| Топливо списывается по Excel | ГСМ не связан с путевыми листами |
| Клиент ждёт УПД через ЭДО | Бухгалтерия делает документы отдельно |
| Экспедирование смешано с перевозкой | Непонятно, какой документ оформлять |
Итог: сервис подключён, но процесс не работает. Причина не техническая, а учётная.
Краткий чек-лист
- Понятно, какие рейсы под режимом ЭПД, а какие под исключениями.
- Накладные и заявки по рейсам под режимом идут электронно.
- Решено, в каком формате ведётся путевой лист, и это записано в регламенте.
- Оператор ЭПД поддерживает все нужные документы и стыкуется с 1С.
- Понятно, кто и какой подписью подписывает каждый документ.
- В справочниках корректные госномера, водители и клиенты.
- Договоры с клиентами описывают порядок обмена документами.
- Путевые листы связаны с рейсами, а ГСМ — с путевыми листами.
- НДС и закрывающие документы сходятся с накладными.
- Известно, что делать при сбое и кто исправляет ошибки.
Основания
Основания
- Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ — обязательная электронная форма транспортных накладных, заказов (заявок), экспедиторских документов, железнодорожных и авиационных накладных с 01.09.2026.
- Устав автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ): ст. 6 (путевой лист: бумага или электронный), ст. 8 (транспортная накладная), ст. 18.1 (электронные перевозочные документы).
- Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 — состав сведений и порядок оформления путевого листа.
- Минтранс России, ответы на вопросы: «Автомобильные перевозки, транспортная накладная, путевой лист», «Общие вопросы по переходу на ЭПД», «Подписание ЭПД и предъявление документов»; сообщения от 09.09.2026 и 30.09.2026 (расширение бумажных исключений) и от 05.10.2026 (итоги первого месяца, переходный период до 01.03.2027).
- ФНС России, материалы об обязательном электронном документообороте в перевозках (охват, подписи, МЧД).
- Постановление Правительства РФ от 28.11.2025 № 1944 — маркируемая алкогольная продукция.
- Письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, письмо ФНС России от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988@ — путевой лист и расходы на ГСМ.
- Налоговый кодекс РФ, ст. 171, 172 — вычет НДС на основании счёта-фактуры.
Актуально на 8 октября 2026 года. Перечень случаев бумажного оформления Минтранс уточнял после 1 сентября 2026 года: нестандартные рейсы сверяйте с действующими приказами на дату перевозки.