С 2026 года работа с самозанятыми стала намного прозрачнее для ФНС. Если раньше риск проверки часто зависел от жалобы, случайной выборки или ручного анализа, теперь компании попадают в зону внимания по автоматическим критериям.
ФНС видит, сколько самозанятых работает с компанией, какие суммы они получают, как долго длится сотрудничество, были ли они раньше сотрудниками и насколько выплаты похожи на зарплату. Для digital-агентств, консалтинга, креативных студий и B2B-услуг это особенно важно: гибкая модель с фрилансерами может внезапно выглядеть как скрытый штат.
Коротко: самозанятые не запрещены. Но если у компании много постоянных исполнителей, регулярные выплаты, бывшие сотрудники и задачи как у штатных работников, двухуровневый мониторинг ФНС может передать такую компанию в зону проверки.
Что такое двухуровневый мониторинг
Двухуровневый мониторинг — это система выявления компаний и ИП, которые потенциально подменяют трудовые отношения договорами с самозанятыми.
Условно есть два уровня:
| Уровень | Что ловит |
|---|---|
| Годовой мониторинг | Массовую работу с большим числом самозанятых |
| Квартальный мониторинг | Более быстрые и рискованные схемы, включая бывших сотрудников |
Это не означает автоматический штраф. Но попадание в индикаторы риска означает, что данные могут быть переданы в межведомственную комиссию по противодействию нелегальной занятости. Дальше компанию могут попросить объяснить, почему эти люди не являются сотрудниками.
Почему это важно именно для B2B-услуг
В B2B-услугах люди — основной производственный ресурс. Поэтому самозанятые используются массово.
Типовые исполнители:
- дизайнеры;
- копирайтеры;
- редакторы;
- таргетологи;
- SMM-специалисты;
- монтажёры;
- видеографы;
- фотографы;
- аналитики;
- методологи;
- разработчики;
- консультанты;
- проектные координаторы.
На уровне бизнеса это выглядит как гибкая проектная команда. На уровне ФНС это может выглядеть как сеть постоянных физических лиц, которые ежемесячно получают деньги от одного заказчика.
Первый уровень: годовой мониторинг
Годовой уровень направлен на компании, которые массово работают с самозанятыми.
Какие признаки опасны
| Признак | Что это значит |
|---|---|
| Много самозанятых за год | Компания регулярно привлекает большой пул исполнителей |
| Среднемесячный доход от одного заказчика высокий | Самозанятый может быть финансово зависим |
| Сотрудничество длится несколько месяцев | Отношения похожи на постоянную занятость |
| У исполнителя мало других заказчиков | Самостоятельность исполнителя под вопросом |
| Выплаты регулярные | Похоже на зарплатный цикл |
Для digital-агентства риск может возникнуть быстро. Например, за год через агентство проходят десятки дизайнеров, копирайтеров, таргетологов и монтажёров. Если часть из них получает от агентства стабильные выплаты несколько месяцев подряд, система видит устойчивые связи.
Второй уровень: квартальный мониторинг
Квартальный уровень быстрее и точнее. Он нужен, чтобы выявлять рискованные схемы не через год, а уже по итогам квартала.
Что особенно опасно
| Признак | Почему опасно |
|---|---|
| Несколько самозанятых получают регулярные выплаты за квартал | Похоже на замену штата |
| Среди них есть бывшие сотрудники | Особый риск по НПД и трудовым отношениям |
| Выплаты похожи на зарплату | Возникает вопрос о трудовой функции |
| Исполнители выполняют постоянные задачи | Это уже не проектный подряд |
| Сотрудничество продолжается из месяца в месяц | ФНС видит стабильную связку |
Квартальный мониторинг особенно опасен для компаний, которые недавно сократили штат и перевели людей на самозанятость.
Попадание в критерий — это ещё не штраф
Важно не паниковать. Сам факт попадания в критерий мониторинга не означает, что компания автоматически нарушила закон.
Например, агентство может легально работать с 40 самозанятыми за год, если:
- каждый исполнитель работает по проекту;
- есть конкретные задачи;
- нет графика и подчинения;
- нет бывших сотрудников в запретном периоде;
- есть договоры, ТЗ, акты и чеки;
- выплаты не выглядят как зарплата;
- исполнители работают и с другими заказчиками.
Но если документы слабые, выплаты регулярные, задачи постоянные, а исполнители встроены в команду, компания будет защищаться плохо.
Что ФНС видит автоматически
ФНС не нужно читать ваши договоры, чтобы увидеть первичный риск. Сначала система видит цифры и связи.
Автоматически заметны
| Данные | Что они показывают |
|---|---|
| ИНН заказчика | Кто платит самозанятому |
| ИНН самозанятого | Кто получает доход |
| Даты чеков | Регулярность выплат |
| Суммы чеков | Похожи ли выплаты на зарплату |
| Количество исполнителей | Массовость схемы |
| Длительность связи | Постоянная или разовая работа |
| Кадровая история | Был ли исполнитель сотрудником |
| Доля дохода от одного заказчика | Есть ли зависимость |
Договоры, акты и ТЗ подключаются уже потом, когда нужно объяснить реальную природу отношений.
Что ФНС не видит сразу, но спросит потом
Если компания попадёт в зону внимания, придётся показывать содержательную часть.
Что могут запросить
| Документ или данные | Зачем |
|---|---|
| Договоры с самозанятыми | Проверить гражданско-правовую модель |
| Технические задания | Понять конкретный результат |
| Акты | Подтвердить выполненные работы |
| Чеки НПД | Проверить документы по оплате |
| Переписку | Увидеть подчинение или проектность |
| Список бывших сотрудников | Проверить двухлетний запрет |
| Штатное расписание | Понять, не закрывают ли самозанятые штатные функции |
| Должностные инструкции | Сравнить задачи сотрудников и самозанятых |
| Данные по выплатам | Проверить регулярность и суммы |
Если у компании нет этих документов, объяснять будет нечем.
Пример: агентство попало в годовой мониторинг
Digital-агентство за год работало с 42 самозанятыми.
| Роль | Количество исполнителей |
|---|---|
| Дизайнеры | 10 |
| Копирайтеры | 8 |
| Таргетологи | 6 |
| Монтажёры | 5 |
| Аналитики | 4 |
| Разработчики | 4 |
| Прочие специалисты | 5 |
На первый взгляд это обычная проектная модель. Но при проверке выясняется:
- 18 исполнителей получали выплаты больше трёх месяцев подряд;
- 11 исполнителей получали примерно одинаковые суммы;
- 7 исполнителей были в рабочих чатах как часть команды;
- 3 исполнителя раньше работали в компании;
- по части выплат нет ТЗ.
Система видит количество и регулярность. Проверяющие видят ещё и трудовые признаки.
Пример: квартальный мониторинг после сокращения штата
Агентство в январе 2026 сократило часть штатных специалистов. В феврале и марте эти же люди начали получать выплаты как самозанятые.
| Исполнитель | Был в штате | Выплаты как НПД | Риск |
|---|---|---|---|
| Дизайнер | Да | Февраль, март, апрель | Красная зона |
| Копирайтер | Да | Февраль, март | Красная зона |
| SMM-специалист | Да | Февраль, март, апрель | Красная зона |
| Аналитик | Да | Март, апрель | Красная зона |
Даже если таких людей не 35, квартальный мониторинг может увидеть схему быстрее: бывшие сотрудники, короткий период после увольнения, регулярные выплаты, схожие задачи.
Главные признаки подмены трудовых отношений
Организационная зависимость
Самозанятый встроен в процессы компании:
- участвует в планёрках;
- получает задачи от руководителя;
- работает в таск-трекере как сотрудник;
- использует корпоративную почту;
- соблюдает внутренние регламенты;
- согласует отпуск или отсутствие;
- работает по графику.
Экономическая зависимость
Самозанятый финансово зависит от одного заказчика:
- получает большую часть дохода от одной компании;
- не имеет других клиентов;
- получает выплаты регулярно;
- суммы похожи на оклад;
- платёж приходит в даты зарплаты.
Функциональная зависимость
Самозанятый закрывает штатную функцию:
- выполняет постоянные задачи;
- работает вместо штатного сотрудника;
- имеет должность в команде;
- задачи не ограничены проектом; | результат не описан в ТЗ; | договор похож на должностную инструкцию.
Как оценить риск по каждому самозанятому
Сделайте простую карту.
| Вопрос | Если ответ «да» — риск выше |
|---|---|
| Исполнитель работает с вами больше трёх месяцев подряд | Да |
| Выплаты идут каждый месяц | Да |
| Сумма похожа на оклад | Да |
| Исполнитель был вашим сотрудником | Да |
| Исполнитель работает в ваших чатах и таск-трекере | Да |
| У него есть руководитель внутри компании | Да |
| Есть график или обязательное время связи | Да |
| Нет конкретного ТЗ | Да |
| Оплачивается процесс, а не результат | Да |
| Он закрывает постоянную функцию | Да |
Чем больше ответов «да», тем ближе исполнитель к красной зоне.
Как подготовиться к мониторингу за 7 дней
День 1. Соберите реестр самозанятых
Список должен включать всех исполнителей за последние 12 месяцев.
| Поле | Что указать |
|---|---|
| ФИО | Кто исполнитель |
| ИНН | Для проверки статуса |
| Вид услуг | Что выполняет |
| Сумма выплат | По месяцам |
| Даты чеков | Регулярность |
| Период сотрудничества | Сколько длится |
| Бывший сотрудник | Да или нет |
| Ответственный | Кто ставит задачи |
День 2. Найдите годовой риск
Отфильтруйте исполнителей, которые:
- работали несколько месяцев подряд;
- получали значимые суммы;
- появлялись в реестре регулярно;
- выполняли похожие задачи;
- не имели явной проектности.
Задача дня — понять, насколько у компании массовая модель.
День 3. Найдите квартальный риск
Отдельно проверьте последние три месяца.
Особое внимание:
- бывшие сотрудники;
- регулярные выплаты; | похожие суммы; | отсутствие ТЗ; | задачи из прежней должности; | выплаты сразу после увольнения.
День 4. Проверьте документы
По каждому исполнителю должны быть:
- договор; | ТЗ или описание результата; | акт; | чек; | подтверждение статуса НПД на дату выплаты; | переписка по проекту; | результат работы.
Если есть только чек, позиция слабая.
День 5. Проверьте трудовые признаки
Откройте договоры и переписку.
Ищите:
- график; | должность; | оклад; | руководителя; | рабочее место; | отпуск; | ежедневное подчинение; | отсутствие результата.
День 6. Разделите исполнителей на зоны
| Зона | Признаки | Что делать |
|---|---|---|
| Зелёная | Разовые проекты, ТЗ, акт, чек, нет подчинения | Продолжать по регламенту |
| Жёлтая | Регулярная работа, но есть проектность | Усилить документы и изменить процесс |
| Красная | Бывший сотрудник, график, оклад, постоянная функция | Срочно менять модель |
День 7. Примите решения
Для каждого исполнителя выберите действие:
| Ситуация | Решение |
|---|---|
| Фактически штатный специалист | Оформить трудовой договор |
| Разовый проектный исполнитель | Оставить НПД с нормальными документами |
| Бывший сотрудник в двухлетнем периоде | Не использовать НПД |
| Регулярная функция без ТЗ | Перевести в проектную модель или штат |
| Исполнитель через платформу с постоянной загрузкой | Проверить риск платформенного фильтра |
| Нет документов | Восстановить пакет и остановить оплату без регламента |
Что делать, если компания уже попала в зону риска
Не нужно резко удалять переписку, переписывать документы задним числом или массово переводить всех в ИП. Это может ухудшить ситуацию.
Правильный порядок:
- Зафиксировать текущую модель.
- Собрать реестр исполнителей.
- Посчитать суммы выплат.
- Выделить бывших сотрудников.
- Проверить договоры и акты.
- Оценить признаки трудовых отношений.
- Посчитать возможные доначисления.
- Подготовить план исправлений.
- Настроить регламент на будущее.
Какие доначисления возможны
Если отношения признают трудовыми или выплаты бывшим сотрудникам через НПД признают неправомерными, компания может столкнуться с доначислениями.
| Риск | Что означает |
|---|---|
| НДФЛ | Компания должна была удержать налог как налоговый агент |
| Страховые взносы | Выплаты могут признать базой для взносов |
| Пени | За несвоевременную уплату |
| Штрафы | За неуплату налогов и взносов |
| Кадровые штрафы | За отсутствие трудового оформления |
| Реестр Роструда | Риск попадания в список нелегальной занятости |
| Репутационные потери | Вопросы клиентов, банков и партнёров |
Экономия на взносах может оказаться меньше, чем цена исправления.
Как настроить постоянный контроль
Ежемесячно
- проверять новых самозанятых; | проверять статус НПД перед оплатой; | собирать чеки; | проверять наличие ТЗ и актов; | отслеживать регулярные выплаты.
Ежеквартально
- формировать отчёт по исполнителям за три месяца; | выделять бывших сотрудников; | искать похожие суммы выплат; | проверять длительность сотрудничества; | обновлять зоны риска.
Ежегодно
- анализировать общее количество самозанятых; | проверять массовые связки; | оценивать зависимость исполнителей от компании; | пересматривать договоры; | обновлять регламент.
Как настроить учёт в 1С
Для контроля нужны не только договоры, но и аналитика.
Что настроить
| Участок | Что сделать |
|---|---|
| Контрагенты | Отдельный признак «самозанятый» |
| Договоры | Вид услуг, проект, срок действия |
| Выплаты | Аналитика по месяцам |
| Чеки | Контроль наличия чека по каждой выплате |
| Статус НПД | Проверка перед оплатой |
| Бывшие сотрудники | Отдельный признак риска |
| Проекты | Привязка исполнителя к задаче или клиенту |
| Отчёт | Выгрузка по суммам, срокам и регулярности |
Если в 1С самозанятые идут как обычные поставщики услуг без аналитики, собственник не видит риск до момента проверки.
Типовые ошибки
Ошибка 1. Проверять только чек
Чек важен, но двухуровневый мониторинг смотрит шире: регулярность, суммы, длительность, бывших сотрудников и признаки трудовых отношений.
Правильно: проверять всю модель работы.
Ошибка 2. Не вести реестр самозанятых
Без реестра невозможно увидеть, сколько исполнителей у вас было за год и кто попадает в повторяющиеся выплаты.
Правильно: вести реестр минимум за 12 месяцев.
Ошибка 3. Игнорировать квартальный риск
Компания думает: «У нас не 35 самозанятых, значит всё спокойно». Но квартальный мониторинг может сработать раньше, особенно по бывшим сотрудникам.
Правильно: проверять последние три месяца отдельно.
Ошибка 4. Не отделять проекты от постоянных функций
Если человек каждый месяц закрывает одну и ту же функцию, это уже похоже на штат.
Правильно: либо оформлять штат, либо переводить работу в конкретные проектные задания.
Ошибка 5. Не сверять бухгалтерию с кадрами
Бухгалтер видит чек. Кадровик знает, что это бывший сотрудник. Если они не сверяются, риск проходит незамеченным.
Правильно: перед оплатой сверять самозанятого с кадровой базой.
Ошибка 6. Массово переводить людей в ИП вместо НПД
ИП не решает проблему автоматически. Если отношения по сути трудовые, риск переквалификации остаётся.
Правильно: менять фактическую модель работы, а не только статус исполнителя.
Мини-кейс: агентство не заметило квартальный риск
Digital-агентство сократило отдел контента в январе. В феврале четыре бывших сотрудника стали самозанятыми и продолжили делать тексты, посты и рассылки для тех же клиентов.
Одновременно агентство работало ещё с 12 внешними самозанятыми.
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Самозанятых за квартал | 16 |
| Бывших сотрудников | 4 |
| Регулярные выплаты | 9 исполнителей |
| Похожая сумма каждый месяц | 6 исполнителей |
| ТЗ по задачам | Есть не у всех |
| Рабочие чаты | Те же, что у штатной команды |
Собственник думал, что риск начинается только при 35 самозанятых за год. Но квартальный мониторинг смотрит быстрее и точнее: бывшие сотрудники, регулярность, суммы и трудовые признаки.
Что нужно было сделать:
- Не переводить бывших сотрудников на НПД.
- Оценить, кого нужно вернуть в штат.
- Проверить договоры и ТЗ по внешним исполнителям.
- Ввести реестр самозанятых.
- Настроить ежемесячный контроль выплат.
- Подготовить документы по зелёной зоне.
Что Финтехплюс делает в такой ситуации
Мы помогаем компаниям не ждать требований, а заранее увидеть риск по самозанятым.
Что входит в работу:
- собираем реестр самозанятых; | анализируем выплаты за 3, 12 и 24 месяца; | выделяем годовой и квартальный риск; | сверяем исполнителей с бывшими сотрудниками; | проверяем договоры, акты, ТЗ и чеки; | выявляем признаки трудовых отношений; | считаем возможные доначисления по НДФЛ и страховым; | настраиваем аналитику в 1С; | готовим регламент работы с самозанятыми; | разделяем исполнителей на зелёную, жёлтую и красную зоны.
Финтехплюс — это не бухгалтер, который просто принимает чек самозанятого. Мы смотрим на систему: люди, выплаты, документы, кадры, 1С, НДФЛ, страховые и риск проверки.
Краткий чек-лист
Проверьте сегодня
- Есть реестр всех самозанятых за последние 12 месяцев. | Видно, кто работал последние три месяца. | По каждому исполнителю есть договор. | По каждой выплате есть чек. | Есть ТЗ или описание результата. | Есть акт или подтверждение выполненной работы. | Проверен статус НПД на дату выплаты. | Самозанятые сверены с кадровой базой. | Бывшие сотрудники выделены отдельно. | Есть дата окончания двухлетнего периода по бывшим сотрудникам. | Выплаты не похожи на зарплату. | Нет графика, должности и подчинения. | Регулярные исполнители разделены на зоны риска. | В 1С настроена аналитика по самозанятым. | Есть регламент проверки перед оплатой.
Статья подготовлена для digital-агентств, консалтинга, креативных студий и B2B-услуг, которые в 2026 году работают с самозанятыми и хотят заранее снизить риск автоматического мониторинга ФНС и Роструда. Актуально на май 2026 года.