Одна из самых опасных ошибок в работе с самозанятыми — уволить сотрудника и продолжить работать с ним как с плательщиком НПД. Для бизнеса это выглядит удобно: человек знакомый, задачи понимает, чек выдаёт, налог платит сам. Но закон устанавливает прямой запрет: доходы от бывшего работодателя не могут облагаться НПД, если с даты увольнения прошло менее двух лет.
Для digital-агентств, консалтинга, креативных студий, продакшнов и B2B-услуг это особенно актуально. Именно в этих сферах часто переводят дизайнеров, копирайтеров, таргетологов, редакторов, аналитиков, методологов и разработчиков из штата во фриланс.
Коротко: если человек был вашим сотрудником меньше двух лет назад, чек самозанятого не делает выплаты безопасными. Компания может получить доначисления НДФЛ, страховых взносов, пени и штрафы.
Что такое 2-летний запрет
Самозанятый не вправе применять НПД к доходам, которые он получает от своего работодателя или бывшего работодателя, если с даты прекращения трудовых отношений прошло менее двух лет.
Это означает:
- бывший сотрудник может быть самозанятым для других клиентов;
- бывший сотрудник может выдавать чеки другим заказчикам;
- но доход от прежнего работодателя в течение двух лет не должен облагаться НПД;
- для прежнего работодателя такой чек не является полноценной защитой;
- выплаты могут быть переквалифицированы в обычный доход физлица с НДФЛ и страховыми взносами.
Главная ошибка бизнеса — думать, что если человек зарегистрировался в «Мой налог» и выдал чек, то вопрос закрыт. Для бывшего работодателя это не так.
Кого касается эта статья
Статья актуальна, если у вас есть хотя бы один сценарий:
- вы уволили сотрудника и продолжили работать с ним как с самозанятым;
- сотрудник сам попросил перейти на самозанятость;
- дизайнер, копирайтер, SMM-специалист или таргетолог ушёл из штата, но продолжает вести ваши проекты;
- бухгалтер оплачивает чеки НПД, не проверяя кадровую историю;
- кадровик и бухгалтерия ведут списки отдельно и не сверяют бывших сотрудников;
- компания массово переводила людей из штата в самозанятые;
- договор с самозанятым похож на прежнюю должностную инструкцию;
- выплаты бывшему сотруднику идут каждый месяц;
- суммы выплат похожи на прежнюю зарплату;
- человек продолжает работать в ваших чатах, таск-трекере и с тем же руководителем.
Почему это особенно опасно для агентств и B2B-услуг
В B2B-услугах основной ресурс — люди. Поэтому собственники часто пытаются гибко управлять командой:
- часть людей в штате;
- часть как самозанятые;
- часть по ГПХ;
- часть как ИП;
- часть бывших сотрудников остаётся на проектах как фрилансеры.
Это может быть нормальной моделью, если нет запретных связей и трудовых признаков. Но бывшие сотрудники — красная зона.
Типовые роли в зоне риска
| Роль | Почему часто переводят в НПД |
|---|---|
| Дизайнер | Нужен проектно, но задачи идут постоянно |
| Копирайтер | Удобно платить за тексты |
| SMM-специалист | Часто ведёт клиента ежемесячно |
| Таргетолог | Платят за кампании и сопровождение |
| Монтажёр | Работает под проекты, но регулярно |
| Аналитик | Делает отчёты каждый месяц |
| Разработчик | После увольнения продолжает поддерживать проект |
| Методолог | Ведёт образовательные продукты |
Если человек выполняет те же задачи, что раньше в штате, риск возрастает резко.
Почему чек самозанятого не спасает
Чек НПД подтверждает, что исполнитель сформировал документ в приложении. Но если закон запрещает применять НПД к доходам от бывшего работодателя, сам чек не меняет сути выплаты.
Что видит ФНС
| Факт | Как это выглядит |
|---|---|
| Был трудовой договор | Компания и человек уже связаны как работодатель и сотрудник |
| После увольнения появились чеки НПД | Похоже на перевод за штат |
| Задачи похожи на прежние | Трудовая функция могла сохраниться |
| Выплаты регулярные | Похоже на зарплату |
| Суммы похожи на оклад | Экономия на взносах очевидна |
| Руководитель тот же | Сохранилось подчинение |
| Рабочие чаты те же | Человек остался внутри команды |
Чем больше совпадений, тем слабее позиция компании.
Что могут доначислить
Если выплаты бывшему сотруднику на НПД признают неправомерными, компания может получить налоговые последствия.
| Что | Почему |
|---|---|
| НДФЛ | Компания должна была выступать налоговым агентом |
| Страховые взносы | Выплата считается доходом физлица вне режима НПД |
| Пени | За несвоевременную уплату |
| Штрафы | За неуплату или неполную уплату налогов и взносов |
| Кадровые риски | Если отношения похожи на трудовые |
| Риск Роструда | При признаках нелегальной занятости |
| Риск реестра работодателей | При выявлении фактов нелегальной занятости |
Если бывших сотрудников несколько, сумма риска быстро становится значимой.
Пример: агентство перевело дизайнера в самозанятые
Digital-агентство держало дизайнера в штате. В июле 2025 года сотрудника уволили по соглашению сторон. С августа он зарегистрировался как самозанятый и продолжил делать дизайн для тех же клиентов агентства.
| Факт | Значение |
|---|---|
| Увольнение | Июль 2025 |
| Начало выплат по НПД | Август 2025 |
| Срок после увольнения | Меньше двух лет |
| Задачи | Баннеры, лендинги, соцсети |
| Руководитель | Тот же арт-директор |
| Выплаты | 80 000 ₽ ежемесячно |
| Документы | Договор и чеки НПД |
На первый взгляд документы есть. Но по сути человек продолжил работать почти как раньше. Для ФНС это сильный сигнал риска.
Когда можно работать с бывшим сотрудником
Безопаснее рассматривать сотрудничество после истечения двух лет с даты увольнения. Но даже после двух лет нужно смотреть на фактическую модель.
После двух лет всё равно проверьте
| Вопрос | Почему важно |
|---|---|
| Есть ли проектность | Чтобы не было трудовой функции |
| Есть ли результат | Чтобы договор не выглядел как трудовой |
| Нет ли графика | Чтобы не было режима рабочего времени |
| Нет ли подчинения | Чтобы не было трудовых признаков |
| Есть ли другие клиенты | Чтобы исполнитель был независимым |
| Не совпадает ли модель с прежней должностью | Чтобы не выглядело как возвращение в штат |
Истечение двух лет снимает запрет по НПД для бывшего работодателя, но не отменяет риск переквалификации отношений в трудовые, если фактически человек работает как сотрудник.
Что делать, если человек нужен прямо сейчас
Если бывший сотрудник нужен бизнесу до истечения двух лет, не надо оформлять его как самозанятого и надеяться на чек. Рассмотрите другие варианты.
Возможные варианты
| Вариант | Когда подходит | Что учитывать |
|---|---|---|
| Вернуть в штат | Если человек нужен постоянно | НДФЛ, страховые, кадровые документы |
| Договор ГПХ с физлицом | Если нужна конкретная работа | Компания удерживает НДФЛ и начисляет взносы |
| Договор с ИП на другом режиме | Если человек реально ведёт бизнес как ИП | Нужно проверить независимость и отсутствие трудовых признаков |
| Подряд через другую компанию | Если услугу оказывает независимый подрядчик | Нужна реальность услуги и документов |
| Дождаться двух лет | Если задача не срочная | Самый простой путь по НПД |
Самый плохой вариант — платить бывшему сотруднику как самозанятому в запретный период и считать, что чек всё закрыл.
Договор ГПХ с бывшим сотрудником: можно ли
Договор ГПХ с бывшим сотрудником возможен, но он не должен маскировать трудовые отношения. Кроме того, это не НПД-модель: компания должна корректно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, если это предусмотрено характером выплат.
Что важно
| Условие | Почему важно |
|---|---|
| Конкретный результат | ГПХ оплачивает результат, а не процесс |
| Нет графика | Иначе похоже на трудовой договор |
| Нет должности | Должность относится к штату |
| Нет подчинения | Исполнитель не должен быть встроен как сотрудник |
| Есть акт | Подтверждает выполненную работу |
| Налоги удерживает заказчик | Это не чек самозанятого |
ГПХ не является способом «оставить всё как было, но без штата». Если человек продолжает выполнять прежнюю функцию, лучше рассматривать трудовой договор.
Как проверить компанию за 7 дней
День 1. Выгрузить список самозанятых
Соберите всех самозанятых, которым компания платила за последние 24 месяца.
| Данные | Что указать |
|---|---|
| ФИО | Кто исполнитель |
| ИНН | Для проверки |
| Сумма выплат | По месяцам |
| Даты выплат | Когда платили |
| Вид услуг | Что выполнял |
| Договор | Номер и дата |
| Чеки | Есть или нет |
| Ответственный | Кто ставил задачи |
День 2. Сверить с кадровой базой
Сравните список самозанятых со списком сотрудников за последние два года.
Проверьте:
- работал ли человек в компании;
- дата увольнения;
- должность;
- руководитель;
- прежняя зарплата;
- текущие задачи;
- текущие выплаты.
Если человек найден в кадровой истории, это красный флаг.
День 3. Посчитать двухлетний период
По каждому бывшему сотруднику определите дату, когда истекает двухлетний срок.
| Показатель | Пример |
|---|---|
| Дата увольнения | 15 июля 2025 |
| Дата окончания двухлетнего периода | 15 июля 2027 |
| Платежи как самозанятому до этой даты | Риск |
| Платежи после этой даты | Можно анализировать дальше |
До окончания двухлетнего срока выплаты по НПД от бывшего работодателя рискованны.
День 4. Проверить характер задач
Сравните прежнюю должность и текущие услуги.
| Было в штате | Стало как самозанятый | Риск |
|---|---|---|
| Дизайнер | Дизайн для тех же клиентов | Высокий |
| SMM-специалист | Ведение тех же аккаунтов | Высокий |
| Разработчик | Поддержка того же проекта | Высокий |
| Бухгалтер | Ведение того же участка | Высокий |
| Менеджер проектов | Координация тех же подрядчиков | Высокий |
Если задачи совпадают, позиция компании слабая.
День 5. Проверить выплаты
Посмотрите регулярность и суммы.
Красные флаги:
- выплаты каждый месяц;
- суммы похожи на прежнюю зарплату;
- платежи идут в дату зарплаты;
- нет привязки к конкретным проектам;
- нет отдельных ТЗ;
- нет актов с результатом.
День 6. Проверить документы
Проверьте:
- договор;
- предмет договора; | ТЗ; | акт; | чек; | переписку; | отсутствие графика; | отсутствие должности; | отсутствие подчинения; | описание результата.
Если договор выглядит как трудовая функция, чек НПД ситуацию не исправляет.
День 7. Принять решение по каждому случаю
Разделите бывших сотрудников на зоны.
| Зона | Признаки | Решение |
|---|---|---|
| Красная | Меньше двух лет, НПД, те же задачи | Прекратить НПД-модель и пересчитать риски |
| Жёлтая | Больше двух лет, но есть трудовые признаки | Переписать модель под проектный результат |
| Зелёная | Больше двух лет, проектные задачи, независимость | Можно работать при наличии документов |
Типовые ошибки бизнеса
Ошибка 1. Уволить сотрудника и сразу заключить договор НПД
Это прямой риск. Двухлетний срок ещё не прошёл, значит доход от бывшего работодателя не должен идти через НПД.
Правильно: либо штат, либо корректный ГПХ с налогами, либо другой безопасный вариант.
Ошибка 2. Считать, что инициатива сотрудника всё меняет
Даже если человек сам попросил перейти в самозанятые, запрет сохраняется.
Правильно: смотреть не на желание сторон, а на закон и фактические отношения.
Ошибка 3. Проверять только чек
Чек важен, но недостаточен. Особенно если исполнитель был вашим сотрудником.
Правильно: проверять кадровую историю перед оплатой.
Ошибка 4. Не связывать бухгалтерию и кадры
Бухгалтер видит самозанятого как контрагента. Кадровик знает, что это бывший сотрудник. Если системы не сверяются, риск проходит незамеченным.
Правильно: перед оплатой самозанятому сверять его с базой бывших сотрудников.
Ошибка 5. Оставить те же задачи и руководителя
Если человек делает то же самое, для тех же клиентов, под тем же руководителем, но уже как самозанятый, это выглядит как вывод за штат.
Правильно: не маскировать прежнюю трудовую функцию.
Ошибка 6. Массово переводить команду в самозанятые
Если сразу несколько сотрудников уволились и стали самозанятыми подрядчиками компании, риск становится системным.
Правильно: пересчитать экономию и сравнить её с налоговым и трудовым риском.
Мини-кейс: студия вывела копирайтеров за штат
Контент-студия в 2025 году сократила штатных копирайтеров и предложила им работать как самозанятым. Четыре человека согласились. Они продолжили писать тексты для тех же клиентов, получать задачи от того же редактора и участвовать в еженедельных планёрках.
| Показатель | Что произошло |
|---|---|
| Сотрудники уволены | Май 2025 |
| Договоры НПД | Июнь 2025 |
| Выплаты | Ежемесячно |
| Задачи | Те же клиенты и форматы |
| Руководитель | Тот же редактор |
| Срок после увольнения | Меньше двух лет |
Экономия на взносах кажется привлекательной. Но при проверке компания может получить доначисления по всем выплатам этим исполнителям.
Что нужно было сделать:
- Не использовать НПД до истечения двух лет.
- Оценить, кто нужен в штате.
- По разовым задачам использовать корректный ГПХ с налогами.
- Разделить проектных подрядчиков и постоянные функции.
- Ввести проверку бывших сотрудников перед оплатой.
Что делать, если уже платили бывшему сотруднику как самозанятому
Не паниковать и не удалять документы. Нужно оценить масштаб риска.
Порядок действий:
- Собрать все выплаты бывшему сотруднику.
- Определить дату увольнения.
- Посчитать период нарушения.
- Проверить договоры, акты и чеки.
- Сравнить текущие задачи с прежней должностью.
- Оценить НДФЛ, страховые, пени и штрафы.
- Решить, нужна ли корректировка.
- Изменить модель работы на будущее.
- Ввести проверку бывших сотрудников перед оплатой.
Если сумма значимая, лучше разобрать ситуацию до требования ФНС.
Как настроить контроль
Регламент перед оплатой самозанятому
| Шаг | Что проверить |
|---|---|
| 1 | Статус НПД на дату выплаты |
| 2 | Не является ли человек текущим сотрудником |
| 3 | Не был ли сотрудником за последние два года |
| 4 | Есть ли договор |
| 5 | Есть ли ТЗ или описание результата |
| 6 | Нет ли графика, должности и подчинения |
| 7 | Есть ли чек после оплаты |
| 8 | Есть ли акт или подтверждение результата |
Этот регламент должен выполняться до оплаты, а не после закрытия месяца.
Как связать бухгалтерию и кадры
Минимальное решение — общий реестр.
Что должно быть в реестре
| Поле | Зачем нужно |
|---|---|
| ФИО исполнителя | Идентификация |
| ИНН | Проверка статуса НПД |
| Статус | Самозанятый, ГПХ, ИП |
| Был ли сотрудником | Главный контроль |
| Дата увольнения | Расчёт двух лет |
| Дата окончания запрета | Когда НПД безопаснее |
| Вид работ | Проверка совпадения с прежней должностью |
| Сумма выплат | Оценка риска |
| Ответственный | Кто ставит задачи |
Без такого реестра риск будет всплывать случайно.
Что Финтехплюс делает в такой ситуации
Мы помогаем компаниям не просто оплачивать чеки самозанятых, а контролировать налоговые и трудовые риски.
Что входит в работу:
- собираем список самозанятых;
- сверяем исполнителей с бывшими сотрудниками;
- считаем двухлетний период;
- анализируем договоры, акты, чеки и выплаты;
- выявляем совпадение задач с прежними должностями;
- считаем возможный риск по НДФЛ и страховым;
- помогаем выбрать безопасную модель: штат, ГПХ, ИП или ожидание срока;
- настраиваем реестр самозанятых;
- готовим регламент проверки перед оплатой; | при необходимости подключаем кадрового или юридического специалиста.
Финтехплюс — это не бухгалтер, который просто проводит чек. Мы смотрим на всю цепочку: кадры, выплаты, НПД, договоры, 1С, НДФЛ, страховые и риск проверки.
Краткий чек-лист
Проверьте сегодня
- Есть список всех самозанятых.
- Бухгалтерия сверяет самозанятых с кадровой базой.
- По каждому исполнителю известна дата увольнения, если он бывший сотрудник. | Двухлетний срок рассчитан. | Выплаты бывшим сотрудникам до истечения двух лет не идут через НПД. | По каждому самозанятому есть договор. | Есть ТЗ или описание результата. | Есть акт или подтверждение работы. | Есть чек НПД. | Нет графика рабочего времени. | Нет должности. | Нет подчинения как в штате. | Нет регулярных выплат, похожих на зарплату. | Есть регламент проверки перед оплатой.
Статья подготовлена для digital-агентств, консалтинга, креативных студий и B2B-услуг, которые в 2026 году работают с самозанятыми и хотят избежать риска по бывшим сотрудникам. Актуально на май 2026 года.
Контроль
Проверить страницу:
/blog/byvshij-sotrudnik-samozanyatyj-2-goda-zapret-2026
На странице не должно быть MDX-ошибок, импортов, JSX-компонентов и тёмных code-блоков.