Коротко. Если бухгалтер говорит, что всё в порядке, отчётность сдаётся, а вы не можете сказать, сколько компания заработала, кому должна и что должны ей, — это повод проверить учёт, а не обязательно повод менять бухгалтера. Закон требует от бухгалтерской отчётности достоверного представления о финансовом положении, результате и движении денег. Но отчётность, которая сформирована и сдана, ещё не означает, что по ней можно принимать решения: деньги на счёте, долги контрагентов и «прибыль» в 1С — это три разных картины, и каждое расхождение между ними должно получить объяснение с документом. Само расхождение — не доказательство ошибки и не признак недобросовестности: чаще его причина в сроках оплаты, авансах и документах, которые ещё не оформлены.
Материал для директора и собственника ООО. Бухгалтерское образование не нужно: почти каждую проверку можно сделать, сравнив данные 1С с независимым источником — банком, налоговой, складом, контрагентом. Подробные требования, таблица, пример и план — в подробном разборе.
Как устроена проверка. Выберите одну контрольную дату — последний день месяца, который бухгалтер считает закрытым, — и запросите по ней один письменный список документов. Все данные берите на эту дату, иначе сравнение будет случайным. Названия отчётов различаются в зависимости от конфигурации и версии 1С, универсального «главного отчёта» нет: просите не «как называется», а «что показывает».
Семь вопросов.
- До какой даты учёт действительно закрыт и можно ли доверять остаткам? Запросите письменно последний закрытый период и перечень выполненных операций закрытия. Проверьте, что после сдачи отчётности в этом периоде не появляются новые документы. Объяснение нужно, если «закрыт» означает только «сданы декларации», а учёт за месяц не завершён или правится задним числом.
- Совпадают ли деньги в учёте с банком и кассой, с учётом операций в пути? Запросите оборотно-сальдовую ведомость по денежным счетам и банковские выписки на контрольную дату. Сравните остаток по каждому счёту. Различие объяснимо платежами в пути, но каждую такую сумму бухгалтер обязан расписать по документам. Тревожные признаки: счёта банка нет в учёте, отрицательный остаток в кассе, платежи «в пути», которые не закрываются месяцами.
- Сколько нам должны покупатели и сколько мы должны поставщикам, включая авансы? Запросите ведомость расчётов с покупателями и поставщиками в разрезе контрагентов и договоров, отдельно авансы и давность долга. Сверьте актами сверки пять-десять самых крупных остатков. Объяснение нужно для старых долгов без движения и авансов без закрывающих документов.
- Какие налоговые обязательства существуют и что показывает ЕНС? Запросите в личном кабинете налоговой справку о сальдо единого налогового счёта и сравните с налогами, начисленными в учёте. Положительное и отрицательное сальдо надо объяснить, а не только отрицательное. Если суммы расходятся, сначала выясните причину; бесспорную задолженность это не отменяет.
- Каковы начисленные, выплаченные и остающиеся обязательства по зарплате? Запросите расчётную ведомость, расчётные листки и платёжные документы. Долг по зарплате на контрольную дату должен совпадать с датой выплаты, установленной в компании. Налоги и взносы с зарплаты сверяйте с учётом срока уплаты и поданных уведомлений: разница между удержанным и перечисленным на одну дату сама по себе ошибкой не является.
- Можно ли подтвердить запасы, себестоимость и финансовый результат там, где они существенны? Если у компании есть склад, производство или материалы на объектах, попросите последний акт инвентаризации и проведите свой контрольный пересчёт пяти-десяти позиций. Он не заменяет обязательную инвентаризацию, сроки и случаи которой определяют закон и стандарт (в первую очередь годовая отчётность). Для крупных продаж попросите показать, из чего сложилась себестоимость.
- Где первичные документы, кто контролирует доступ к 1С и ЭДО и как вы узнаёте об ошибках? Запросите список пользователей 1С с правами, перечень ЭДО-операторов и подписантов, подтверждение резервной копии базы и реестр документов, которые получены, но не отражены в учёте.
Что делать, если отчёта или объяснения нет. Отсутствие данных — тоже результат проверки. Зафиксируйте запрос письменно с датой, дождитесь ответа и разделите итог на три группы: подтверждено, объяснено документами, не объяснено. Только третья группа требует разбора, и этот разбор может не обнаружить ошибку, а лишь показать, что документов не хватает.
Что делать в ближайшие дни. Выберите контрольную дату, отправьте один письменный запрос по семи пунктам, сравните три самых простых показателя (деньги с банком, налоги с ЕНС, зарплату с выплатами), а потом проведите разговор, на котором бухгалтер письменно объясняет каждое расхождение. Это порядок действий, а не нормативные сроки.
Ограничения. Семь вопросов не заменяют аудит и не гарантируют обнаружения всех ошибок. Они показывают, можно ли использовать данные для решений и где нужна глубокая проверка. Если нужно передать дела, смотрите как сменить бухгалтера без потери учёта: здесь этот вопрос не разбирается.
Чем можем помочь
Отчёты есть, но показатели нечем подтвердить: начнём с оценки состояния учёта
Если отчёты сформированы, но их показатели невозможно подтвердить, Финтехплюс может начать с оценки состояния бухгалтерской системы и контроля закрытия периодов. Состав и стоимость работ согласуются отдельно. Полная смена бухгалтера для этого не обязательна.
Мы оказываем бухгалтерскую часть работ и не гарантируем, что проверка найдёт все ошибки: её результат зависит от документов и данных, которые удастся получить.
Это короткий ответ. В подробном разборе: за что отвечает директор по закону и что относится к практике контроля, как подготовить запрос, каждый из семи вопросов (что запросить, на какую дату, что проверить без образования, когда нужен разбор и что делать при отсутствии данных), таблица «что запросить — что проверить — когда нужен разбор», условный пример компании с прибылью, авансами и неотражёнными документами, план на ближайшие рабочие дни и источники.
Содержание подробного разбора
- Три картины одного бизнеса: отчётность, деньги, управленческие цифры
- Что требует закон, а что — разумная практика контроля
- Как подготовить запрос: одна дата и один список
- Вопрос 1. До какой даты учёт закрыт
- Вопрос 2. Деньги: учёт, банк и касса
- Вопрос 3. Долги покупателей и поставщиков, авансы
- Вопрос 4. Налоги и единый налоговый счёт
- Вопрос 5. Зарплата, налоги и взносы с неё
- Вопрос 6. Запасы, себестоимость, финансовый результат
- Вопрос 7. Документы, доступы, информирование
- Таблица: что запросить, что проверить, когда нужен разбор
- Условный пример: прибыль есть, а цифрам нельзя верить автоматически
- План на ближайшие рабочие дни
- Когда нужна независимая оценка
- Основания
Суть
Три картины одного бизнеса: отчётность, деньги, управленческие цифры
Бухгалтерская (финансовая) отчётность по закону должна давать достоверное представление о финансовом положении компании на отчётную дату, о финансовом результате и о движении денег за период (ст. 13 закона № 402-ФЗ). Это обязательное требование к содержанию отчётности. Но директору для решений нужны ответы на другие вопросы: кому компания должна на этой неделе, кто задерживает оплату, какая часть прибыли уже в деньгах, а какая лежит в долгах покупателей.
Поэтому полезно различать три картины:
- Бухгалтерская отчётность — формальный итог периода по правилам учёта. Она может быть составлена правильно и всё же не отвечать на оперативные вопросы директора, потому что показывает итоги, а не состав остатков.
- Движение денег — что реально поступило и ушло по банку и кассе. Деньги не равны прибыли: отгрузка без оплаты увеличивает прибыль, но не деньги.
- Управленческие показатели — данные, которые собственник собирает для решений: кто должен, сколько осталось, что приносит маржу. Законом они не предписаны, это практика управления.
Расхождение между картинами нормально, когда его причина названа и подтверждена документом: например, оплата в пути или аванс по договору. Ненормально, когда причину назвать нельзя. Сформированный отчёт может выглядеть благополучно, а детализация под ним оказаться неполной. Из этого не следует, что бухгалтер ошибся: следует, что без детализации вывод сделать нельзя.
Что требует закон, а что — разумная практика контроля
Смешение этих уровней — частая причина ложных тревог и ложного спокойствия, поэтому разделим их.
| Уровень | Что это | Основание |
|---|---|---|
| Юридическая обязанность | Ведение бухучёта и хранение документов организует руководитель. Он обязан возложить учёт на главного бухгалтера или иное должностное лицо либо заключить договор на ведение учёта; принять учёт на себя могут лишь организации, которым закон это разрешает. Отчётность должна давать достоверное представление о положении компании. Каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным документом. Активы и обязательства подлежат инвентаризации. Экономический субъект обязан организовать внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни | ст. 7 (ч. 1, 3), ст. 9 (ч. 1), ст. 11 (ч. 1), ст. 13 (ч. 1), ст. 19 (ч. 1) закона № 402-ФЗ |
| Бухгалтерская методика | Как именно учитывать операции, какие отчёты формировать, как называются регламентные операции в 1С. Зависит от стандартов и настроек | стандарты учёта, учётная политика компании, документация 1С |
| Практика контроля собственника | Выбор контрольной даты, запрос отчётов, сверки с банком и ФНС, пересчёт склада, регулярная сводка директору | рекомендация; отдельным требованием закона для обычной компании не является |
Про внутренний контроль точнее. Статья 19 закона № 402-ФЗ обязывает любой экономический субъект организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Обязанность организовать внутренний контроль ведения бухгалтерского учёта и составления отчётности прямо названа для тех, чья отчётность подлежит обязательному аудиту (за исключением случаев, когда руководитель принял ведение учёта на себя). Если у вашего ООО обязательного аудита нет, проверка, описанная ниже, — не выполнение конкретного предписания этой статьи, а разумное управленческое решение, которое помогает обеспечить достоверность данных.
Есть и важное правило при разногласиях. Если вы как руководитель настаиваете, чтобы бухгалтер принял или не принял документ либо отразил или не отразил объект в отчётности, делать это нужно по письменному распоряжению руководителя. Тогда именно руководитель единолично отвечает за созданную информацию и за достоверность представления финансового положения (ст. 7, ч. 8). Поэтому устные «сделай так» создают риск для самого директора.
Это не означает, что директор автоматически виноват за каждую ошибку бухгалтера: ответственность зависит от нарушения и обстоятельств. Но она и не снимается тем, что учёт поручен другому человеку.
Практика
Как подготовить запрос: одна дата и один список
- Одна контрольная дата. Последний день месяца, который бухгалтер считает закрытым. Все остатки, выписки и справки берутся на неё.
- Один письменный список с семью пунктами ниже. Просите не название отчёта, а содержание: «остатки по денежным счетам на 30.09 в разрезе счетов», «долги покупателей на 30.09 по контрагентам и договорам».
- Независимые источники вы получаете сами: выписки в интернет-банке, справки в личном кабинете налоговой, остатки на складе у кладовщика. Тогда вы сравниваете данные 1С с тем, что бухгалтер не контролирует.
- Названия отчётов зависят от конфигурации 1С и версии. В описании «1С:Бухгалтерии 8» как стандартные отчёты для проверки данных названы оборотно-сальдовая ведомость, анализ и карточка счёта, анализ субконто и другие, закрытие месяца выполняет помощник; в вашей версии набор может отличаться. Для директора важно, чтобы по любому показателю можно было открыть расшифровку до документа.
Вопрос 1. До какой даты учёт закрыт
Зачем. Все остальные сверки имеют смысл только на дату, до которой учёт полностью закрыт. «Отчётность сдана» и «учёт за месяц закрыт» — не одно и то же.
- Что запросить: письменный ответ, какой последний период закрыт, какие операции закрытия выполнены, и список изменений в закрытых периодах за последние месяцы. Если в вашей конфигурации 1С есть ограничение правок в закрытых периодах, спросите, включено ли оно.
- На какую дату: на последний день последнего закрытого месяца.
- Что проверить без образования: сравните дату закрытия с календарём; затем попросите показать, появились ли в закрытом месяце документы, введённые позже.
- Когда нужен разбор: «закрыт» понимается только как «сданы декларации»; в закрытых месяцах регулярно меняются суммы; остатки прошлого периода не совпадают с началом следующего.
- Если данных нет: договоритесь о регламенте закрытия (дата, перечень операций, ответственный) и попросите подтверждать закрытие письменно. Прошлые периоды при этом не пересчитывайте до выяснения причины.
Вопрос 2. Деньги: учёт, банк и касса
- Что запросить: ведомость остатков по денежным счетам в учёте (в типовом плане счетов это, как правило, счета 50, 51, 52, 55, а переводы «в пути» — 57) и выписки банка по каждому счёту на контрольную дату; кассовую книгу и фактический остаток наличных. Включите счета, которые вы редко используете: валютные, специальные, корпоративные карты.
- На какую дату: контрольная дата и, отдельно, любой день после неё, в который вы сами видите остаток в банке.
- Что проверить без образования: остаток каждого счёта в 1С и в банке; нет ли в банке счёта, которого нет в 1С; нет ли в 1С счетов без движения в банке.
- Когда нужен разбор: различие без расшифровки по документам; «платёж в пути», который не закрывается в следующем периоде; отрицательный остаток в кассе; остаток наличных в учёте, а в реальности кассы нет; расхождение по эквайрингу или кошелькам платформ.
- Допустимые различия: платёж отправлен 30-го, а зачислен 1-го; банк списал комиссию позже. Это нормально, если в 1С есть документ на сумму в пути и она закрывается в следующем периоде.
- Если данных нет: выгрузите выписки самостоятельно и попросите бухгалтера построить сверку по ним. Это один из самых быстрых и объективных способов проверить учёт.
Вопрос 3. Долги покупателей и поставщиков, авансы
- Что запросить: ведомости расчётов с покупателями и с поставщиками в разрезе контрагентов и договоров; отдельно — авансы (выданные поставщикам и полученные от покупателей) и распределение долга по срокам. В типовом плане счетов это, как правило, счета 60 и 62; авансы видны по тому, с какой стороны стоит остаток.
- На какую дату: контрольная дата; для срочных вопросов — дата запроса.
- Что проверить без образования: возьмите пять-десять крупнейших остатков и попросите акты сверки или запросите их у контрагентов сами. Сравните с остатком в 1С.
- Когда нужен разбор: долги старше срока оплаты по договору без движения; один контрагент одновременно с долгом и авансом; авансы без закрывающих документов; остатки у контрагентов, которых вы не узнаёте.
- Допустимые различия: документ отправлен, но ещё не подписан; платёж в пути; разные даты отражения.
- Если данных нет: начните с самых крупных контрагентов, а не со всех. Попросите решение по каждому просроченному долгу: ждём, напоминаем, списываем, отражаем резерв. Такое решение стоит оформить письменно, а не оставлять «как есть».
Вопрос 4. Налоги и единый налоговый счёт
- Что запросить: в личном кабинете налогоплательщика справку о наличии положительного, отрицательного или нулевого сальдо единого налогового счёта; при необходимости справку об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов и процентов; а также ведомость налогов и взносов, начисленных в учёте. Налоговый орган должен представить справку о сальдо в течение пяти дней, справку об исполнении обязанности — в течение десяти дней со дня поступления запроса (ст. 32 НК РФ, п. 1, пп. 10). Право получить справки и провести сверку с получением акта закреплено в ст. 21 НК РФ.
- На какую дату: справка формируется на дату запроса, поэтому выбирайте дату, близкую к контрольной, или сравнивайте движения по периодам.
- Что проверить без образования: знак сальдо. Отрицательное сальдо формируется, когда перечисленные деньги меньше совокупной обязанности; положительное — когда больше (ст. 11.3 НК РФ). Сравните сумму с налогами, начисленными в учёте за те же периоды, и с поданными декларациями и уведомлениями.
- Когда нужен разбор: сальдо отрицательное при уверенности, что всё уплачено; положительное сальдо большое и без объяснения (деньги лежат без движения); начисления в учёте и в налоговой отличаются; есть сроки уплаты без уведомлений.
- Если данных нет: запросите сверку в налоговой и попросите бухгалтера дать письменное объяснение каждого расхождения до решения о доплате; бесспорную сумму к уплате это не отменяет. Как действовать при отрицательном сальдо и требовании, разобрано в статье про долг по ЕНС.
Вопрос 5. Зарплата, налоги и взносы с неё
- Что запросить: расчётную ведомость за последние месяцы, образец расчётного листка, платёжные документы по зарплате, ведомость НДФЛ и взносов (начислено, удержано, перечислено через единый налоговый платёж) и поданные уведомления об исчисленных суммах. Обезличенные итоги по подразделениям годятся, если не хотите видеть данные конкретных сотрудников.
- На какую дату: контрольная дата и ближайшая выплата.
- Что проверить без образования: дата выплаты в вашей компании. По ст. 136 Трудового кодекса зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, а конкретная дата устанавливается не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Долг по зарплате на контрольную дату должен быть объясним этим календарём: например, выплата ещё не наступила. Работодатель обязан письменно извещать работника о составных частях зарплаты, о суммах удержаний и о сумме к выплате (расчётный листок). Налоги и взносы: удержанная и перечисленная суммы на одну и ту же дату могут не совпадать из-за срока уплаты, поданных уведомлений об исчисленных суммах и порядка распределения единого налогового платежа. Сначала сопоставьте их с календарём срока уплаты и с уведомлениями и только потом делайте вывод; актуальные сроки смотрите на сайте налоговой.
- Когда нужен разбор: долг по зарплате старше установленной даты выплаты; сумма выплат по банку не совпадает с ведомостью; налог не перечислен после наступления срока уплаты или суммы в уведомлениях не сходятся с ведомостью; сотрудники есть в приказах, но нет в ведомости, или наоборот.
- Если данных нет: запросите расчёт на одного-двух сотрудников от начисления до выплаты. Это быстро показывает, как устроен процесс.
Вопрос 6. Запасы, себестоимость, финансовый результат
Вопрос существен, если у компании есть склад, производство, материалы на объектах или большие незавершённые работы. Для чистых услуг он сводится к тому, из чего состоят расходы и когда они признаются.
- Что запросить: ведомость остатков запасов по складам и номенклатуре; последний акт инвентаризации с расхождениями; отчёт о финансовых результатах за период; расшифровку выручки и себестоимости по крупным продажам или заказам.
- На какую дату: контрольная дата; для склада — день, когда вы можете пересчитать остаток.
- Что проверить без образования: это ваш неформальный контроль, а не инвентаризация. Выберите пять-десять позиций, на которые приходится основная стоимость, и пересчитайте их вместе с кладовщиком. Из трёх крупных продаж попросите показать, из каких затрат сложилась себестоимость и выглядит ли получившаяся маржа правдоподобной.
- Что говорит закон: активы и обязательства подлежат инвентаризации; при ней фактическое наличие сопоставляется с данными регистров; выявленные расхождения отражаются в том отчётном периоде, к которому относится дата инвентаризации. Случаи, сроки и порядок инвентаризации определяет сама компания, кроме обязательных случаев, установленных законодательством и стандартами (ст. 11 закона № 402-ФЗ).
- Ваш пересчёт не заменяет обязательную инвентаризацию. По ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина от 13.01.2023 № 4н, применяется с 1 апреля 2025 года) инвентаризация обязательна, в частности, при составлении годовой бухгалтерской отчётности, при смене материально ответственного лица, при установлении утраты или порчи активов, при реорганизации и ликвидации. Для годовой отчётности это инвентаризация по состоянию на отчётную дату; для основных средств, нематериальных активов, капитальных вложений и запасов допускается дата не ранее 1 октября отчётного года, если инвентаризация на эту дату проводилась. Сроки в таких случаях устанавливает руководитель. Фактическое наличие выявляется по всем активам и обязательствам, подлежащим инвентаризации; общего права проводить её выборочно стандарт не даёт (для запасов в неповреждённой упаковке поставщика допускается проверять часть в натуре на выборочной основе). Поэтому выборочный пересчёт — способ быстро оценить качество учёта, а не способ выполнить требование стандарта.
- Когда нужен разбор: отрицательные остатки на складе; остаток в учёте не сходится с реальным; себестоимость не меняется при изменении закупочных цен; прибыль растёт без роста денег и без объяснения; расходы «зависли» в незавершённом производстве.
- Если данных нет: в дополнение к обязательной инвентаризации договоритесь о регулярном контрольном пересчёте самых дорогих позиций и о порядке расчёта себестоимости, описанном письменно. О типичных ошибках в производственном учёте — статья про себестоимость в 1С.
Вопрос 7. Документы, доступы, информирование
- Что запросить: где хранятся оригиналы и в каком виде (бумага или электронные документы с подписью); реестр документов, которые получены, но пока не отражены в учёте, и документов, которых ещё нет; список пользователей 1С с ролями; перечень сервисов ЭДО, банков и отчётности с указанием, кто в них подписывает; подтверждение резервной копии базы 1С и места её хранения.
- На какую дату: текущую.
- Что проверить без образования: есть ли у вас лично доступ хотя бы на чтение к данным компании; знаете ли вы, кто может править закрытые периоды; хранится ли копия базы не только на компьютере исполнителя; открывается ли она (восстановление проверено).
- Что говорит закон: каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным документом; он составляется при совершении факта, а если это невозможно — сразу после его окончания; документ может быть бумажным либо электронным с электронной подписью. Данные из первичных документов подлежат своевременной регистрации в регистрах (ст. 9, ст. 10 закона № 402-ФЗ). Хранение документов организует руководитель (ст. 7, ч. 1).
- Когда нужен разбор: документы копятся месяцами; никто не может сказать, какие документы отсутствуют; доступ к 1С только у исполнителя; единственная копия базы у него же; о проблемах вы узнаёте из требования налоговой.
- Если данных нет: введите простой регулярный отчёт: статус закрытия месяца, перечень отсутствующих документов, ближайшие сроки, вопросы к руководителю. Порядок передачи доступов и документов при смене исполнителя описан в статье как сменить бухгалтера без потери учёта.
Таблица: что запросить, что проверить, когда нужен разбор
| Что запросить у бухгалтера | Что проверить самому | Когда требуется разбор |
|---|---|---|
| Последний закрытый период и список операций закрытия | Есть ли новые документы в закрытом периоде | «Закрыт» = «сдана отчётность»; регулярные правки задним числом |
| Остатки по денежным счетам и кассе, выписки банка | Совпадение по каждому счёту и кассе | Нет расшифровки различий; старые «платежи в пути»; счёт банка не в учёте |
| Расчёты с покупателями и поставщиками по договорам, авансы, давность | Акты сверки по крупнейшим остаткам | Старые долги без движения; авансы без документов |
| Справка о сальдо ЕНС, начисления налогов в учёте | Знак сальдо и сумма против начислений | Расхождение, не объяснённое документами; сальдо неожиданно |
| Расчётная ведомость, платёжки, НДФЛ и взносы | Даты выплат; налоги и взносы с учётом срока уплаты и уведомлений | Долг старше даты выплаты; налог не перечислен после срока уплаты; суммы в уведомлениях не сходятся с ведомостью |
| Остатки запасов, акт инвентаризации, расшифровка себестоимости | Свой контрольный пересчёт 5–10 дорогих позиций (не замена обязательной инвентаризации) | Остатки не сходятся; отрицательные остатки |
| Список пользователей 1С, ЭДО, реестр отсутствующих документов | Есть ли у вас доступ; есть ли копия базы | Единственный носитель знаний — исполнитель |
Условный пример: прибыль есть, а цифрам нельзя верить автоматически
Пример условный, это не данные клиента Финтехплюс. ООО оказывает услуги и немного торгует. По бухгалтерскому учёту за девять месяцев прибыль 1 200 000 ₽. Собственник просит расшифровку на 30 сентября:
| Показатель на 30 сентября | Сумма, ₽ | Что замечает директор |
|---|---|---|
| Прибыль за 9 месяцев по учёту | 1 200 000 | Положительная |
| Остаток на расчётном счёте | 310 000 | Совпадает с выпиской банка |
| Долг покупателей | 2 400 000 | Из них 1 500 000 — один покупатель, отгрузка 7 месяцев назад |
| Авансы поставщикам | 900 000 | Из них 500 000 выданы 5 месяцев назад, закрывающих документов нет |
| Документы поставщиков, полученные, но не проведённые | 350 000 | Лежат в ЭДО и в папке |
Положительный результат не доказывает ни ошибку, ни правильность. Что нужно выяснить:
| Что видим | Вариант объяснения | Чем подтвердить | Что значит для результата |
|---|---|---|---|
| Долг покупателя 1 500 000 | Подписанный акт, срок оплаты по договору не наступил или есть спор | Акт, договор, сверка, переписка | Если акт подписан и условия договора выполнены, признание выручки обычно обосновано; тогда вопрос не в ошибке учёта, а в риске неоплаты. Если акта нет, выручка могла быть признана раньше времени |
| Аванс 500 000 без документов | Поставка была, документы не пришли; или поставки не было | Накладные, акты, письмо поставщика | Поставка была: расход не отражён, прибыль по учёту выше, чем по документам. Поставки не было: прибыль не меняется, но аванс надо возвращать, и это риск |
| 350 000 в неотражённых документах | Документы относятся к периоду и подтверждены | Сами документы, дата поставки | Прибыль по учёту может оказаться меньше. Но не все суммы уменьшают прибыль сразу: материалы, например, сначала попадают в запасы |
Если подтвердятся самые неблагоприятные предположения, прибыль по документам окажется заметно ниже 1 200 000: на 350 000 меньше при отражении документов и ещё на 500 000 меньше, если по авансу поставка была и это расход. Но это сценарии, а не вывод. Налоговый эффект зависит от режима налогообложения и в примере не считается. Без анализа сроков по долгам и полноты документов нельзя ни сказать «у нас ошибка», ни считать цифры подтверждёнными.
План на ближайшие рабочие дни
Это предлагаемый порядок, а не нормативные сроки: темп определяет объём вашего учёта.
- День 1. Выберите контрольную дату. Отправьте бухгалтеру один письменный запрос по семи пунктам и попросите назвать срок ответа.
- Дни 2–3. Самостоятельно получите выписки банка и справку о сальдо ЕНС. Сравните три простых показателя: деньги в 1С и банке, налоги и ЕНС, зарплату и выплаты.
- Дни 3–5. Получите ответы на запрос. Разделите всё на три группы: подтверждено, объяснено документами, не объяснено.
- Разговор. Проведите короткую встречу и попросите письменно объяснить каждое необъяснённое расхождение. Не обвиняйте: ваша задача — получить документ, а не признание.
- Решение. Выберите один из путей: данные принимаются; вопросы устраняет бухгалтер по согласованному плану; нужна независимая оценка.
- Регулярность. Закрепите ежемесячную сводку: статус закрытия, деньги, долги, налоги, отсутствующие документы.
Когда нужна независимая оценка
Независимый взгляд оправдан, если бухгалтер не может или не хочет объяснить расхождения, если нет документов и не получается восстановить цепочку, если компания растёт и учёт не поспевает, если в учёте нет прозрачности для вас как собственника, а штатный бухгалтер не может её обеспечить. Такая оценка не обязательно ведёт к смене бухгалтера: часто достаточно усилить методологию, закрытие периодов и контроль. Для этого существует формат «Функционал главного бухгалтера». Если выявятся ошибки в прошлых периодах, это отдельная задача — восстановление учёта. Объём и стоимость работ в любом случае согласуются после оценки ситуации.
Основания
Основания
Источники и дата проверки. Содержание проверено 12 октября 2026 года по текстам нормативных актов в редакциях на эту дату:
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ред. от 15.12.2025): ст. 7 (ч. 1, 3 и 8), ст. 9, ст. 10, ст. 11, ст. 13, ст. 19.
- Налоговый кодекс РФ, часть первая (ред. от 04.08.2026): ст. 11.3 (единый налоговый платёж, единый налоговый счёт, сальдо), ст. 32 (справки, сроки), ст. 21 (права налогоплательщика, сверка).
- Трудовой кодекс РФ (ред. от 25.05.2026), ст. 136.
- ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина России от 13.01.2023 № 4н; приказ, раздел III: обязательное проведение).
- 1С:Бухгалтерия 8, описание: проверка учётных данных и закрытие месяца. Это описание возможностей программы, а не норма права; названия и состав отчётов зависят от версии.
Для части документов к законам КонсультантПлюс показывает редакции с изменениями, которые ещё не вступили в силу (в том числе поправки в ст. 11.3 и ст. 21 НК РФ с 1 января 2027 года). По пометкам они затрагивают другие положения, чем использованные здесь, но перед применением в 2027 году тексты стоит перечитать.
Номера счетов в вопросах 2 и 3 даны по типовому плану счетов (приказ Минфина № 94н) и приведены для ориентира: учёт у конкретной компании может вестись иначе. Материал не заменяет аудит, не гарантирует обнаружение всех ошибок и не является оценкой конкретной бухгалтерии. Условный пример не основан на данных клиентов.
Если после проверки часть цифр так и остаётся без подтверждения, это не повод сразу менять исполнителя и не повод успокоиться. Это сигнал, что учёту нужны регламент закрытия и внешний контроль, а вам — регулярная сводка. Дальнейшие шаги обсуждаются на конкретных документах и данных вашей компании.
Содержание проверено 12 октября 2026 года. Материал не заменяет аудит и анализ данных конкретной компании.