У IT-компаний в 2026 году есть опасная зона: часть операций может освобождаться от НДС, а часть — облагаться НДС 22%. Если бухгалтерия ведёт всё одним потоком, компания рискует неправильно начислить НДС, потерять вычеты или получить требование ФНС.
Самая частая ошибка — думать, что аккредитация IT-компании автоматически освобождает весь бизнес от НДС. Это не так. Для НДС важно не только кто продаёт, а что именно продаётся: права на ПО из реестра, заказная разработка, поддержка, внедрение, облачный доступ, оборудование или смешанный договор.
Коротко: если один продукт включён в реестр Минцифры и продаётся без НДС, а другие услуги или продукты облагаются НДС, компании нужен раздельный учёт. Без него входной НДС, вычеты, книга покупок и декларация становятся зоной риска.
Почему тема стала критичной в 2026 году
До 2026 года многие IT-компании жили в более простой модели: аккредитация, льготные страховые взносы, налог на прибыль, договоры на разработку и поддержка. НДС часто воспринимался как второстепенная тема.
В 2026 году ситуация изменилась:
- ставка НДС выросла до 22%;
- малый и средний бизнес массово попал в НДС-контур;
- заказчики чаще требуют корректные документы с НДС или без НДС;
- IT-компании расширяют продуктовую линейку;
- часть ПО включают в реестр российского ПО;
- часть продуктов остаётся вне реестра;
- заказная разработка, поддержка и внедрение часто идут отдельными договорами;
- ФНС видит расхождения через декларации, книги покупок и продаж.
Для IT-компании это означает: нельзя просто поставить в договоре «без НДС» и считать вопрос закрытым. Нужно понимать, почему операция не облагается НДС, чем это подтверждается и как отражается в учёте.
Что такое реестр Минцифры для целей НДС
Единый реестр российского программного обеспечения — это перечень программ и баз данных, которые соответствуют установленным требованиям и включены в реестр.
Для НДС важна не сама компания, а конкретное ПО и конкретная операция.
Простая логика
| Ситуация | НДС |
|---|---|
| Передаются права на ПО, включённое в реестр | Может применяться освобождение от НДС |
| Передаются права на ПО, не включённое в реестр | Обычно возникает НДС |
| Оказывается заказная разработка | Нужно анализировать договор и предмет работ |
| Оказывается техническая поддержка | Нужно анализировать связь с ПО и условия договора |
| Продаётся оборудование вместе с ПО | Нужен отдельный анализ, часто возникает НДС |
| Перепродаётся стороннее ПО | Нужно проверить реестр, права и документы |
Главный вывод: освобождение от НДС не распространяется на всю IT-компанию автоматически.
Аккредитация и реестр ПО — это разные вещи
Многие собственники смешивают аккредитацию и реестр.
| Вопрос | Аккредитация IT-компании | Реестр российского ПО |
|---|---|---|
| Что подтверждает | Статус компании как IT-организации | Статус конкретного программного продукта |
| Для чего важно | Льготы по страховым, налогу на прибыль и мерам поддержки | Освобождение от НДС по операциям с правами на ПО |
| Кто проверяет | Минцифры и ФНС по данным компании | Минцифры по продукту и документам |
| Что является объектом | Юридическое лицо | Программа или база данных |
| Главный риск | Потеря аккредитации и льгот | Неверное применение освобождения от НДС |
Компания может быть аккредитована, но продавать ПО, которое не включено в реестр. Тогда по НДС возникает отдельный вопрос.
И наоборот: продукт может быть в реестре, но бухгалтерия всё равно должна правильно оформить договор, документы и раздельный учёт.
Где возникает смешанный НДС-контур
У реальной IT-компании редко бывает один простой продукт и один вид дохода. Чаще портфель смешанный.
Типовая структура доходов
| Доход | Пример | НДС-риск |
|---|---|---|
| Лицензия на ПО из реестра | SaaS или коробочная лицензия | Нужно подтвердить освобождение |
| Лицензия на ПО вне реестра | Новый продукт ещё не включён в реестр | Может быть НДС 22% |
| Заказная разработка | Разработка модуля под клиента | Нужно анализировать договор |
| Поддержка | SLA, обновления, консультации | Нужно отделять от передачи прав |
| Внедрение | Настройка, интеграция, обучение | Часто облагается НДС |
| Перепродажа ПО | Сторонние лицензии | Нужно проверить реестр и документы |
| Оборудование | Серверы, терминалы, устройства | Обычно отдельный НДС-контур |
| Программно-аппаратный комплекс | ПО плюс железо | Высокий риск неправильной льготы |
Если всё это попадает в одну строку договора, бухгалтеру сложно понять, где НДС есть, а где его нет.
Почему нужен раздельный учёт
Раздельный учёт нужен, когда у компании есть операции, облагаемые НДС, и операции, освобождённые от НДС.
Без раздельного учёта возникают три проблемы:
- Неправильно начисляется НДС с реализации.
- Неправильно принимается входной НДС к вычету.
- Декларация по НДС не объясняет реальную структуру бизнеса.
Что нужно разделять
| Участок | Что разделять |
|---|---|
| Выручка | Реестровое ПО без НДС и операции с НДС |
| Договоры | Передача прав, разработка, поддержка, внедрение |
| Входной НДС | Расходы для облагаемых и необлагаемых операций |
| Зарплаты | Команды, работающие над разными продуктами |
| Общехозяйственные расходы | Офис, софт, серверы, связь, маркетинг |
| Документы | Акты, УПД, счета-фактуры, спецификации |
| 1С | Аналитика по продуктам, проектам и видам операций |
Если входной НДС относится к операциям без НДС, принять его к вычету нельзя автоматически. Если расход относится к облагаемым операциям, вычет может быть возможен. Если расход общий, нужна методика распределения.
Пример 1. Один продукт в реестре, второй вне реестра
IT-компания продаёт два продукта:
| Продукт | Статус | Выручка за квартал |
|---|---|---|
| CRM-система | В реестре российского ПО | 8 000 000 ₽ |
| Новый AI-модуль | Пока не включён в реестр | 4 000 000 ₽ |
| Внедрение и настройка | Услуги | 2 000 000 ₽ |
Ошибка: бухгалтер отражает всю выручку без НДС, потому что компания аккредитована и основной продукт в реестре.
Риск: ФНС может начислить НДС по операциям, которые не подпадают под освобождение. Особенно опасны новый продукт вне реестра и услуги внедрения, если договоры не отделены от передачи прав.
Правильный подход:
- отдельно учитывать выручку по реестровому ПО;
- отдельно учитывать выручку по продукту вне реестра;
- отдельно учитывать услуги внедрения;
- по каждому договору определить НДС-режим;
- настроить аналитику в 1С.
Пример 2. SaaS без НДС и внедрение с НДС
Компания предоставляет доступ к SaaS-платформе, включённой в реестр. Клиент дополнительно покупает внедрение, настройку отчётов и обучение сотрудников.
| Операция | Сумма | НДС-подход |
|---|---|---|
| Право использования SaaS | 1 200 000 ₽ | Может быть без НДС |
| Внедрение | 500 000 ₽ | Нужно анализировать, часто с НДС |
| Обучение | 200 000 ₽ | Нужно анализировать отдельно |
| Техническая поддержка | 300 000 ₽ | Зависит от договора |
Ошибка: всё включают в один акт «услуги по SaaS» без НДС.
Риск: налоговая может выделить самостоятельные услуги и доначислить НДС.
Правильно: заранее разделить договор, спецификацию, акты и учётные статьи.
Пример 3. Входной НДС по общим расходам
IT-компания арендует офис, покупает серверы, оплачивает облачную инфраструктуру, рекламу и юридические услуги. Часть выручки освобождена от НДС, часть облагается НДС.
| Расход | Можно ли принять НДС к вычету |
|---|---|
| Сервер для продукта с НДС | Да, если расход связан с облагаемыми операциями |
| Сервер для реестрового ПО без НДС | Обычно нет |
| Общая аренда офиса | Нужно распределять |
| Реклама всей линейки продуктов | Нужно распределять |
| Юридические услуги по реестру ПО | Скорее относятся к необлагаемым операциям |
| Интеграционные работы для облагаемых услуг | Возможен вычет |
Без методики распределения бухгалтер либо теряет вычеты, либо принимает лишний НДС и создаёт риск требования.
Как распределять входной НДС
Для раздельного учёта нужно выбрать и закрепить методику. Она должна быть понятной, регулярной и подтверждаемой.
Возможные базы распределения
| Метод | Когда подходит |
|---|---|
| По доле выручки | Когда расходы общие и нельзя связать напрямую |
| По проектам | Когда расходы относятся к конкретным клиентским проектам |
| По продуктам | Когда есть отдельные команды и продуктовые направления |
| По центрам затрат | Когда в 1С настроена управленческая аналитика |
| По прямому назначению | Когда расход явно связан с облагаемой или необлагаемой операцией |
Самый слабый вариант — распределять «на глаз». При проверке такая методика плохо защищает компанию.
Что закрепить в учётной политике
Если есть облагаемые и необлагаемые НДС операции, учётная политика должна описывать раздельный учёт.
Минимальный набор
| Раздел | Что зафиксировать |
|---|---|
| Виды операций | Какие операции облагаются НДС, какие освобождены |
| Реестровое ПО | Как подтверждается включение продукта в реестр |
| Выручка | Как разделяется по продуктам и договорам |
| Входной НДС | Как определяется право на вычет |
| Общие расходы | Как распределяются между операциями |
| Документы | Какие документы подтверждают льготу |
| 1С | Какая аналитика используется |
| Контроль | Как часто проводится сверка |
Учётная политика не должна быть шаблоном. Она должна отражать реальную модель компании.
Какие документы нужны для подтверждения освобождения
Бухгалтерии нужно хранить не только договор и акт.
| Документ | Зачем нужен |
|---|---|
| Выписка или карточка ПО из реестра | Подтверждает статус продукта |
| Договор с клиентом | Показывает предмет сделки |
| Лицензионное соглашение | Подтверждает передачу прав |
| Акт или УПД | Подтверждает операцию |
| Спецификация | Разделяет права, поддержку и внедрение |
| Счета и оплаты | Подтверждают реальность сделки |
| Учётная политика | Подтверждает методику раздельного учёта |
| Расчёт распределения входного НДС | Обосновывает вычеты |
Если в договоре написано «оказание услуг», а компания применяет освобождение как по передаче прав на ПО, риск возрастает.
Ошибка 1. Освободить от НДС весь оборот IT-компании
Аккредитация не делает все операции без НДС. Освобождение нужно проверять по каждому виду дохода.
Правильно: разделить операции на облагаемые НДС и освобождённые.
Ошибка 2. Не отделить внедрение и поддержку от лицензии
Если лицензия на ПО из реестра продаётся вместе с внедрением, настройкой и обучением, договор должен быть аккуратным.
Правильно: в договоре и актах отдельно показать передачу прав и отдельные услуги, если они имеют самостоятельную стоимость.
Ошибка 3. Принять весь входной НДС к вычету
Если часть выручки не облагается НДС, входной НДС по расходам нельзя автоматически принять к вычету полностью.
Правильно: вести раздельный учёт и распределять общие расходы по утверждённой методике.
Ошибка 4. Не подтвердить статус ПО в реестре
Если продукт исключён из реестра, ещё не включён или в договоре указан другой продукт, освобождение может стать спорным.
Правильно: хранить подтверждение по каждому продукту и следить за актуальностью карточки в реестре.
Ошибка 5. Смешать ПО и оборудование
Программно-аппаратные комплексы, серверы, терминалы и устройства требуют отдельного анализа. Нельзя автоматически применять НДС-льготу ко всему комплекту только потому, что внутри есть российское ПО.
Правильно: разделять поставку оборудования и передачу прав на ПО, если это соответствует сути сделки.
Ошибка 6. Не настроить 1С
Если в 1С нет аналитики по продуктам, договорам и видам операций, раздельный учёт превращается в ручную таблицу.
Правильно: настроить статьи доходов, номенклатуру, договоры, ставки НДС и аналитику по проектам.
Как настроить раздельный учёт в 1С
Минимальная логика:
| Участок | Что настроить |
|---|---|
| Номенклатура | Реестровое ПО, ПО вне реестра, внедрение, поддержка, оборудование |
| Договоры | Отдельный вид договора или аналитика по НДС-режиму |
| Статьи доходов | Выручка без НДС и выручка с НДС |
| Расходы | Прямые расходы и общие расходы |
| Входной НДС | Право на вычет, отсутствие вычета, распределение |
| Проекты | Связь расходов и выручки с продуктом или клиентом |
| Документы | Акты, УПД, счета-фактуры, спецификации |
| Отчёты | Сверка выручки, НДС и распределения расходов |
Если компания работает с несколькими продуктами, лучше сразу строить учёт по продуктовым направлениям, а не только по клиентам.
Пошаговый план для IT-компании
Шаг 1. Разобрать продуктовую линейку
Составьте таблицу:
| Продукт или услуга | Есть в реестре | Как продаётся | НДС-режим |
|---|---|---|---|
| SaaS-платформа | Да | Лицензия или доступ | Без НДС при соблюдении условий |
| Модуль аналитики | Нет | Отдельная лицензия | Вероятно с НДС |
| Внедрение | Не применяется | Услуга | Анализировать отдельно |
| Поддержка | Связана с ПО | SLA | Анализировать договор |
| Оборудование | Не применяется | Поставка | Обычно с НДС |
Шаг 2. Проверить договоры
По каждому договору проверьте:
- предмет договора;
- что именно передаётся клиенту;
- есть ли передача прав;
- указан ли конкретный продукт;
- совпадает ли продукт с реестром;
- отделены ли услуги от лицензии;
- как оформлены акты;
- указана ли формулировка НДС.
Если договор старый и написан общими словами, его нужно обновить до масштабирования продаж.
Шаг 3. Настроить статьи доходов
Минимально нужны отдельные статьи:
- передача прав на ПО из реестра;
- передача прав на ПО вне реестра;
- заказная разработка;
- внедрение;
- поддержка;
- обучение;
- оборудование;
- прочие услуги.
Так бухгалтерия сможет видеть структуру выручки, а не одну строку «IT-услуги».
Шаг 4. Настроить входной НДС
Все расходы нужно разделить на три группы:
| Группа расходов | Пример | НДС |
|---|---|---|
| Только для операций с НДС | Подрядчик по облагаемому проекту | Возможен вычет |
| Только для операций без НДС | Юристы по включению ПО в реестр | Обычно без вычета |
| Общие расходы | Аренда, связь, софт, реклама | Нужно распределять |
Шаг 5. Закрепить методику в учётной политике
Методика должна отвечать на вопросы:
- как компания определяет операции без НДС;
- как подтверждает реестровое ПО;
- как делит выручку;
- как распределяет входной НДС;
- как оформляет общие расходы;
- кто отвечает за сверку;
- как часто проводится контроль.
Шаг 6. Проверить декларацию по НДС
Перед сдачей декларации проверьте:
- операции с НДС отражены в книге продаж;
- операции без НДС отражены корректно;
- входной НДС принят к вычету только в допустимой части;
- общие расходы распределены по методике;
- счета-фактуры и УПД соответствуют договорам;
- нет расхождений между актами и декларацией.
Мини-кейс: SaaS-компания с тремя видами выручки
Компания продаёт SaaS-платформу, которая включена в реестр, и дополнительно оказывает внедрение и доработку под клиента.
| Доход за квартал | Сумма |
|---|---|
| Лицензии на SaaS из реестра | 9 000 000 ₽ |
| Внедрение и настройка | 2 500 000 ₽ |
| Доработка под клиента | 1 800 000 ₽ |
| Итого | 13 300 000 ₽ |
Компания отразила весь доход без НДС. Через камеральную проверку ФНС запросила пояснения по договорам и актам.
Проблема: в договорах не было разделения между передачей прав на ПО и самостоятельными услугами. В актах стояла общая формулировка «услуги по настройке и сопровождению информационной системы».
Что нужно было сделать:
- Разделить лицензию, внедрение и доработку в договоре.
- Отдельно отражать выручку по реестровому ПО.
- По внедрению и доработке определить НДС-режим.
- Настроить статьи доходов в 1С.
- Подготовить учётную политику по раздельному учёту.
- Проверить входной НДС по общим расходам.
Что делать, если раздельного учёта ещё нет
Не надо срочно переписывать всю базу хаотично. Сначала нужна диагностика.
Порядок действий:
- Выгрузить выручку по клиентам и договорам.
- Разделить продукты и услуги.
- Проверить, какие продукты есть в реестре.
- Поднять договоры и акты.
- Определить операции с НДС и без НДС.
- Проверить входной НДС за период.
- Выбрать методику распределения.
- Настроить 1С.
- Подготовить корректировки, если они нужны.
- Зафиксировать методику в учётной политике.
Если уже сдана декларация с ошибками, решение принимается после оценки суммы и риска. Иногда нужна уточнёнка. Иногда сначала нужно собрать документы и подготовить пояснения.
Что Финтехплюс делает в такой ситуации
Мы помогаем IT-компаниям не просто сдать декларацию, а выстроить безопасный НДС-контур.
Что входит в работу:
- анализируем продуктовую линейку;
- проверяем, какие продукты включены в реестр;
- разбираем договоры и акты;
- разделяем выручку с НДС и без НДС;
- настраиваем статьи доходов в 1С;
- проверяем входной НДС;
- готовим методику распределения общих расходов;
- проверяем книгу покупок и книгу продаж;
- готовим учётную политику по раздельному учёту;
- помогаем подготовить пояснения для ФНС;
- подключаем профильных партнёров, если нужна юридическая работа по включению ПО в реестр.
Финтехплюс — это не «бухгалтер на отчётность». Для IT-компании мы закрываем связку: договоры, 1С, НДС, выручка, реестр ПО, первичка и контроль рисков.
Краткий чек-лист
Проверьте сегодня
- Какие продукты компании включены в реестр российского ПО.
- Какие продукты ещё не включены в реестр.
- Есть ли в договорах точное название продукта.
- Совпадает ли название продукта с реестром.
- Отделены ли лицензии от внедрения и поддержки.
- Есть ли операции с НДС 22%.
- Есть ли операции без НДС.
- Настроены ли статьи доходов в 1С.
- Разделён ли входной НДС.
- Есть ли методика распределения общих расходов.
- Закреплена ли методика в учётной политике.
- Готовы ли документы на случай требования ФНС.
Статья подготовлена для российских IT-компаний, которые продают ПО, лицензии, SaaS, внедрение и поддержку в 2026 году и хотят безопасно применять освобождение от НДС по реестровому программному обеспечению. Актуально на май 2026 года.